Dépassez le « send and pray » et valorisez la relation
Envoyer la même promotion à tout le monde en espérant une réponse revient à renoncer à ce que vous connaissez déjà de vos clients. Une famille qui revient chaque été, une personne qui choisit de longs séjours et une autre qui a acheté une expérience gastronomique peuvent avoir des raisons différentes de réserver à nouveau.
FastReplyMail relie les newsletters et les listes de diffusion aux données du CRM hôtelier. Choisissez d’abord un groupe pertinent, puis construisez le message autour de ses caractéristiques. La valeur naît de l’association entre l’historique de la relation, la sélection des destinataires et le contenu de la proposition.
Créez des groupes homogènes à partir de données réelles
Les filtres combinables du CRM permettent de choisir les destinataires selon des informations concrètes :
- Préférences déclarées et paramètres : centres d’intérêt enregistrés, étiquettes comme famille ou affaires et éventuels résultats des questionnaires disponibles.
- Dépenses enregistrées auprès de l’établissement : revenus des séjours importés et informations sur les extras, pour évaluer le positionnement de la proposition sur la base de la relation économique réelle.
- Durée moyenne du séjour, ou length of stay, et nombre de réservations: pour distinguer les habitudes de séjour et la fréquence des retours.
- Dates d’arrivée et de départ, réservations passées ou futures et canal de réservation : pour donner un contexte temporel et commercial à la communication.
- Langue, catégories d’extras achetés et, lorsqu’ils sont disponibles, inscription et palier Fast Rewards : pour rendre la sélection plus pertinente.
La capacité de dépense est donc appréciée à travers ce que le client a effectivement dépensé dans l’établissement, sans estimer sa richesse personnelle. Les préférences doivent elles aussi être présentes dans les données : elles ne sont pas déduites automatiquement du texte des conversations.
La segmentation s’effectue en amont, lors de la création de la liste. Le système fournit les critères ; la personne préparant la campagne choisit le groupe et le contenu. Un nouvel inscrit à la newsletter peut ne disposer que de coordonnées, d’une langue et de consentements : l’historique utilisable dépend des données recueillies et des intégrations configurées.
Explorez la fiche client et les filtres CRM →
De la sélection à la proposition : trois exemples pour votre hôtel
Une occasion de rester plus longtemps. Combinez la durée moyenne des séjours et le nombre de réservations pour identifier les clients qui connaissent déjà l’établissement et choisissent des séjours prolongés. Vous pouvez préparer une newsletter dédiée à une période adaptée à ce type de séjour, avec une invitation à demander une proposition directe.
Un séjour autour de la gastronomie. Utilisez les préférences déclarées et les catégories d’extras achetés pour créer un groupe intéressé par la restauration. Les dépenses enregistrées offrent une référence supplémentaire pour définir le positionnement d’une expérience, si elle est réellement disponible dans l’établissement.
Un contact à entretenir après une offre. Depuis la liste des offres, sélectionnez la langue et des critères comme le statut, les dates ou le modèle utilisé pour créer une liste. Vous pouvez vous adresser aux personnes ayant montré un intérêt pour une période ou une proposition avec un contenu cohérent, dans le respect des consentements disponibles.
Listes statiques ou dynamiques, avec des destinataires organisés
Vous pouvez créer une liste à partir des filtres des clients ou des filtres des offres. Dans ce second cas, la langue et au moins un autre critère sont nécessaires, comme le statut, le modèle, les dates ou l’opérateur. Le système propose le nom de la liste et déduplique les destinataires partageant la même adresse email.
Une liste statique conserve le groupe sélectionné, avec les ajouts et suppressions de gestion ultérieurs. Une liste dynamique réexécute toutes les heures le filtre qui l’a générée : par exemple, une sélection fondée sur les arrivées de la semaine suivante peut évoluer au fil des jours. L’actualisation des destinataires est distincte de la préparation et de l’envoi de la newsletter.
Vous pouvez ajouter un client existant en le recherchant par nom ou email, créer une nouvelle fiche ou ajouter un contact depuis la fiche client ou la liste des offres. L’activation et la désactivation de la liste, la suppression individuelle et l’exportation CSV des destinataires sont disponibles. L’origine et, pour les listes générées depuis un autre envoi, la liste parente aident à reconstituer leur parcours.
Sur demande, vous pouvez importer des listes de contacts externes au CRM. Chaque liste possède une langue de communication, qui indique au système dans quelle langue s’adresser aux destinataires. Les contacts peuvent aussi être regroupés par nationalité lorsque cette donnée est disponible.
Dans les filtres CRM, vous pouvez également exclure les adresses techniques des portails. Les formulaires newsletter du site et les API d’inscription alimentent la liste choisie : la collecte du contact entre ainsi dans le travail commercial de l’établissement.
Reliez le site aux listes newsletter →
Préparez des contenus cohérents avec la marque et la langue
Pour chaque envoi, choisissez la langue et un modèle de type Message/Newsletter dans la même langue, définissez l’objet et les notes et remplissez les zones personnalisables. Les listes générées depuis les filtres indiquent la langue dans leur nom, pour vous aider à organiser destinataires et contenus.
La newsletter utilise les modèles de l’établissement : pour les modèles HTML, vous disposez de l’éditeur visuel déjà disponible pour les modèles, avec des images et des zones modifiables. Vous pouvez préparer des versions en italien, anglais, allemand et français, en conservant une communication reconnaissable et adaptée aux destinataires.
Avant l’envoi, vérifiez l’aperçu et l’évaluation antispam. Ce contrôle aide à revoir le message, mais ne garantit pas que chaque email arrive dans la boîte de réception. Il n’existe ni éditeur newsletter distinct de celui des modèles ni fonction de test A/B.
Découvrez les modèles et les contenus réutilisables →
Choisissez quand envoyer et répartissez le volume dans le temps
Vous pouvez choisir Envoyer maintenant ou programmer la date et l’heure. En définissant l’intervalle en secondes entre deux emails, vous obtenez une estimation de la durée totale et pouvez répartir le volume d’expédition dans le temps.
Les envois programmés sont traités par la file d’attente toutes les cinq minutes. La programmation indique donc quand démarrer le processus d’envoi ; elle ne promet pas que tous les destinataires recevront le message au même instant.
Les newsletters partagent le moteur d’envoi des offres et utilisent leSMTP personnalisé de l’établissement, s’il est configuré. Chaque email inclut un lien pour l’afficher dans le navigateur et un lien de désinscription.
Gardez le contrôle sur les consentements et les désinscriptions
Par défaut, les clients pris en compte sont ceux ayant donné leur consentement newsletter/marketing. L’option « Ignorer les consentements relatifs à la confidentialité » est explicite et visible dans le logiciel de gestion : sa présence ne transforme pas la possession de coordonnées en consentement aux campagnes.
Depuis le lien dans l’email, le client peut choisir de quitter uniquement cette liste ou de supprimer toutes ses données du système. Ce sont deux actions différentes ; la désinscription de la liste est gérée sans intervention manuelle de la réception.
Même une adresse directe recueillie lors de l’enregistrement en remplacement d’un alias OTA doit être utilisée selon les consentements disponibles. Maintenir cette distinction aide à cultiver une relation choisie par le client.
Analysez les résultats et identifiez le trafic de la campagne
Résultats de l’envoi
Pour les envois des listes newsletter, vous pouvez consulter les totaux des messages envoyés, lus, en échec et des désinscriptions, le détail des messages avec statut et date, ainsi que les filtres de résultats. Pour les envois liés aux clients et aux réservations, les données sont visibles dans chaque élément généré, sans les mêmes filtres d’analyse des listes.
Le statut « lu » indique uneouverture détectée par le suivi: il ne prouve pas une lecture humaine. « Envoyé » signifie que le serveur SMTP a accepté le message, pas qu’il est arrivé dans la boîte du destinataire. Un clic est lui aussi un signal distinct d’une réservation. Utilisez ces données pour évaluer les campagnes en tenant compte de ce qu’elles mesurent réellement.
Trafic vers le site : les paramètres UTM
Les paramètres UTM sont ajoutés aux liens de l’email pour identifier le trafic de la campagne dans Google Analytics. Pour une newsletter d’automne, vous pouvez utiliser ces valeurs :
utm_source=newsletter: la source du trafic.utm_medium=email: le support utilisé.utm_campaign=automne_2026: le nom de la campagne.utm_content=bouton_offre: le lien précis, utile pour distinguer plusieurs liens dans un même email.utm_term: désigne généralement un mot-clé dans les campagnes payantes ; vous pouvez le laisser vide pour une newsletter.
Il n’est pas nécessaire de renseigner les cinq paramètres. Utilisez des noms cohérents et n’insérez aucune donnée personnelle dans les valeurs. La mesure nécessite des outils configurés et vérifiés sur le site de destination : elle est distincte des statistiques d’envoi du CRM.
Découvrez les emails et les Messages envoyés →
Prolongez le contact avec les automatisations
Une newsletter peut constituer un rendez-vous unique ou s’inscrire dans un parcours plus large. Avec les automatisations concernant les clients, disponibles avec le CRM actif, un administrateur de l’établissement peut configurer une séquence de bienvenue liée à l’inscription à une liste.
Les règles peuvent envoyer un email et déplacer le client vers une autre liste pour construire un parcours en plusieurs étapes. Les envois du parcours associés à la liste apparaissent dans la liste source avec le badge Tunnel et les statistiques des messages envoyés, lus, en échec et des désinscriptions. Cette analyse concerne les listes newsletter ; les autres envois liés aux clients et aux réservations se consultent dans chaque élément généré.
Avec Survey connecté, vous pouvez intégrer au tunnel des questions permettant de connaître les intérêts du client. Associez aux réponses une valeur ou une étiquette dans la fiche : cette préférence peut devenir un filtre pour créer un groupe homogène ou une condition pour orienter le contact vers une liste dédiée. Le parcours suivant peut ainsi proposer des contenus cohérents avec la réponse, dans le respect des consentements exprimés.
La séquence nécessite des règles, des délais et des modèles configurés : créer une liste dynamique ou ajouter un formulaire au site n’active pas à lui seul un parcours automatisé.
Explorez les automatisations →
Partons des clients que vous souhaitez faire revenir
Les newsletters et les listes font partie du composant CRM, avec une limite d’envois par établissement. Si le forfait disponible ne suffit pas, le système bloque l’envoi et invite à contacter l’assistance. Le volume inclus et les conditions des forfaits doivent être définis pour votre établissement.
Lors d’une démo, nous pouvons partir d’un objectif concret : faire revenir les clients habituels, valoriser les séjours plus longs ou présenter une expérience aux personnes susceptibles de l’apprécier. Voyons de quelles données vous disposez, comment créer la liste et quel contenu préparer pour cultiver l’intérêt, la fidélité et les opportunités de vente directe.