Transformez l’intérêt sur le site en contact à suivre
Une page peut bien présenter les chambres, les services et les environs. L’étape suivante consiste à donner au visiteur un moyen clair de demander une proposition ou de rester en contact, en transmettant les informations là où l’équipe pourra les utiliser.
Les formulaires de FastReplyMail relient le site de l’établissement et les pages de destination au logiciel de gestion : le formulaire de devis recueille des demandes de séjour structurées, tandis que le formulaire de newsletter alimente une liste de diffusion dans le CRM.
Le premier ouvre une occasion commerciale à suivre avec une offre personnelle. Le second permet d’entretenir dans le temps l’intérêt de ceux qui ne sont pas encore prêts à réserver. Ce sont deux occasions de développer le canal direct et de construire une relation avec l’établissement, selon les consentements recueillis.
Recueillez une demande prête pour le travail de la réception
Le formulaire de devis guide le client dans la saisie de ses prénom, nom, e-mail, téléphone, dates d’arrivée et de départ et hébergements souhaités. Il peut recueillir plusieurs hébergements, avec adultes, enfants et âges, ainsi que des notes, des animaux et un code promotionnel selon les options activées.
La demande arrive dans FastReplyMail dans le canal Web Form, avec le nom du formulaire utilisé, prête pour la commande « Répondre ». Avec le CRM actif, les données créent ou actualisent la fiche du client avec les consentements déclarés.
La réception dispose ainsi d’informations organisées pour le séjour, ce qui réduit le besoin de recopier les dates et les occupants depuis un message générique. L’opérateur vérifie la demande, lit les notes et prépare la réponse dans le Composer.
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Adaptez le formulaire à votre établissement
Depuis le générateur dans la rubrique Utilitaires, vous pouvez choisir italien, anglais, allemand ou français, définir la couleur principale et la couleur d’accent et indiquer l’URL de la politique de confidentialité.
Pour les demandes de devis, vous pouvez définir le nombre maximal de nuitées et d’hébergements, d’adultes et d’enfants par hébergement et l’âge maximal des enfants. Vous pouvez également choisir d’afficher les champs pour les animaux et le code promotionnel.
Ces options aident à recueillir des demandes cohérentes avec le parcours proposé sur le site. Elles ne déterminent toutefois pas la disponibilité réelle de l’établissement : celle-ci est vérifiée dans le Composer grâce aux fonctions prises en charge par le moteur de réservation connecté.
Vérifiez l’aperçu après avoir choisi les paramètres, pour contrôler les champs et la présentation avant d’intégrer le formulaire à la page.
Reliez les pages de destination aux demandes qu’elles génèrent
Chaque formulaire de devis peut avoir un identifiant et un nom, utilisés pour identifier l’origine de la demande. Vous pouvez ainsi distinguer les contacts provenant d’une page du site de ceux recueillis sur une page de destination dédiée à une campagne.
Par exemple, vous préparez une page pour les séjours de printemps et y intégrez un formulaire nommé « Printemps — séjours en couple ». Lorsqu’une demande arrive, ce nom aide à reconnaître son parcours d’origine et à retrouver le contexte de la proposition présentée sur la page.
La référence au formulaire permet d’observer l’origine des demandes dans les statistiques. Une demande n’est pas encore une réservation : pour évaluer le résultat commercial, il faut aussi suivre les offres et les réservations effectives, avec l’attribution disponible depuis les systèmes connectés.
La page de destination est une page de votre site ou de votre campagne où intégrer le formulaire. Le générateur prépare le widget à intégrer, sans créer automatiquement toute la page de destination.
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Invitez ceux qui ne réservent pas aujourd’hui à rester en contact
Tous les visiteurs n’ont pas encore décidé de leurs dates et de leur destination. Le formulaire de newsletter propose un autre parcours : laisser ses coordonnées et s’inscrire aux communications de l’établissement.
Vous configurez la langue, les couleurs, le lien vers la politique de confidentialité et la liste de diffusion de destination. Le formulaire recueille le prénom, le nom, l’e-mail, le téléphone, les notes et les consentements relatifs à la confidentialité et au marketing. Avec le CRM actif, le contact est créé ou actualisé et ajouté à la liste choisie, avec les consentements enregistrés.
Vous pouvez intégrer le formulaire à une page dédiée aux actualités ou aux occasions de séjour, en expliquant clairement la relation proposée au visiteur. L’inscription est le point de départ : des contenus pertinents et une communication suivie peuvent transformer l’intérêt en future occasion de réservation directe.
Préparer une newsletter et l’envoyer reste une étape ultérieure dans les fonctions dédiées, dans les limites du forfait actif. L’intégration du formulaire ne déclenche pas, à elle seule, de campagne ou de séquence automatique.
Découvrez les newsletters et les listes →
Le bon message commence par un groupe de clients pertinent
La valeur de FastReplyMail réside dans le lien entre la communication et les données réelles de la relation avec le client. Depuis le CRM, vous pouvez créer des listes de diffusion composées de groupes homogènes, en combinant les préférences déclarées et les paramètres, les dépenses enregistrées auprès de l’établissement, la durée moyenne du séjour (length of stay), le nombre de réservations, les services achetés et la langue.
Dépassez l’approche « send and pray » : envoyer à tous et espérer une réponse. Partez plutôt de ce que vous savez de vos clients pour choisir à qui vous adresser et préparer une proposition pertinente pour ce groupe.
Vous pouvez, par exemple, sélectionner les clients qui reviennent régulièrement et restent plus longtemps pour présenter une occasion de séjour prolongé ; ou utiliser les préférences déclarées et les extras achetés pour repérer les personnes susceptibles d’être intéressées par une proposition liée à la restauration. Ces critères servent à créer la liste et le contenu, selon les données disponibles et les consentements recueillis.
Les dépenses effectivement enregistrées fournissent un repère concret pour positionner la proposition, avec la fréquence et la durée des séjours. Le formulaire crée ou enrichit le contact ; l’historique disponible dans le CRM permet ensuite de le segmenter plus précisément.
Communiquer de façon pertinente avec le bon client aide à valoriser chaque contact, à cultiver la fidélisation et à développer les occasions de réservation directe. Les listes et les messages doivent être préparés à partir des informations réellement présentes : un nouvel inscrit ne dispose pas nécessairement d’un historique de séjours.
Recueillez les consentements avec les données
La configuration comprend le lien vers la politique de confidentialité de l’établissement. Le formulaire de devis prévoit un consentement obligatoire relatif à la confidentialité et un consentement facultatif pour être recontacté par WhatsApp ou d’autres canaux. Le formulaire de newsletter recueille les consentements relatifs à la confidentialité et au marketing.
Les choix exprimés accompagnent les données vers le CRM. Cela permet de conserver le contexte du contact et de distinguer une demande d’offre d’une inscription aux communications de l’établissement.
Préparez les contenus, la politique de confidentialité et la configuration en cohérence avec l’utilisation du formulaire. L’envoi d’une demande de devis ne doit pas être automatiquement traité comme une inscription à toutes les communications marketing.
Insérez le code dans le site et vérifiez le parcours
Le générateur permet de configurer les options, de voir l’aperçu et de copier le code à insérer dans la page, composé d’un script et d’une feuille de style. Le gestionnaire du site peut l’intégrer à l’emplacement choisi et vérifier son fonctionnement dans le système utilisé.
Les widgets sont servis par FastReplyMail : leurs mises à jour sont distribuées par le service. L’intégration initiale et la présentation sur la page doivent néanmoins être vérifiées dans le contexte du site de l’établissement.
Parmi les options avancées, une fonction de rappel après l’envoi est disponible pour la personne qui configure les outils de mesure du site. La connexion doit être configurée et vérifiée pour mesurer les envois réussis, en distinguant les demandes de devis des inscriptions à la newsletter et en évitant les comptages en double.
Pour les sites ou formulaires personnalisés, des API de réception des demandes et des points d’accès dédiés à l’inscription à la newsletter pour les sites partenaires sont disponibles. Ce parcours d’intégration doit être évalué avec le gestionnaire du site et se distingue de l’utilisation du widget prêt à l’emploi.
De la demande à la proposition, jusqu’au moteur de réservation
Le formulaire de devis recueille une demande ; il n’affiche pas les disponibilités en temps réel et ne finalise pas de réservation. La réception vérifie les possibilités dans le Composer, selon les capacités du moteur de réservation connecté, et prépare une proposition pertinente.
Avec le moteur de réservation interfacé, chaque tarif de l’offre dispose de son propre bouton pour finaliser la réservation. Le parcours peut ainsi se poursuivre du site à la conversation avec l’établissement, puis au choix du séjour sur le canal direct.
La qualité de la page et du formulaire aide à amorcer le contact. Une réponse soignée et rapide permet ensuite de valoriser cette occasion.
Découvrez comment préparer une offre personnalisée →
Partons des pages que vous voulez rendre plus efficaces
Le formulaire de demande de devis fait partie du produit de base FastReplyMail. Le formulaire de newsletter alimente les listes de diffusion et nécessite le composant CRM actif.
Lors d’une démonstration, nous pouvons partir de votre site et d’une campagne concrète : quelles informations recueillir, comment reconnaître l’origine des demandes et quelle suite donner au contact. L’objectif est de rapprocher le travail sur le site de celui de la réception, pour cultiver les occasions de réservation directe et la relation dans la durée.