Les demandes, au même endroit
Recueillez les demandes depuis les portails connectés, les formulaires du site et les API. Depuis les boîtes e-mail, vous pouvez lancer une offre ; l’extraction des données utilise le composant IA.
FASTREPLYMAIL · DEMANDES, OFFRES ET CRM
Chaque demande mérite une réponse soignée.
De la demande de séjour à l’offre personnalisée, jusqu’à la relation client. FastReplyMail réunit devis et CRM pour hôtels et villages de vacances dans une plateforme web connectée aux systèmes de l’établissement.
UN PARCOURS DE TRAVAIL CLAIR
Moins d’étapes.
Plus de contexte pour répondre.
Des offres qui parlent de votre établissement
Composez des offres avec des modèles, des textes personnalisés et des liens de réservation. Les disponibilités et les prix dépendent des capacités du moteur de réservation connecté.
Une relation qui continue
Configurez le suivi des offres. Avec le composant CRM, ajoutez l’historique client, les newsletters et les communications automatiques avant et après le séjour.
DE VOTRE SITE À FASTREPLYMAIL
Le premier contact commence
par un formulaire adapté à vos besoins.
Créez et personnalisez les formulaires à intégrer au site de l’établissement ou aux pages de destination de vos campagnes d’e-mail marketing.
Demandes de devis
Choisissez la langue, les couleurs et les options du séjour. Le client remplit le formulaire et la demande arrive dans FastReplyMail, prête pour la préparation d’une offre.
Nommez chaque formulaire pour identifier la page ou la campagne à l’origine de la demande.
Configurez les limites pour les nuitées, hébergements, adultes et enfants et choisissez d’afficher ou non les champs animaux et code promotionnel. Vous pouvez voir l’aperçu et copier le code à insérer dans la page.
Inscriptions à la newsletter
Invitez les visiteurs à rester en contact avec l’établissement. Personnalisez la langue et les couleurs du formulaire et choisissez la liste de diffusion à laquelle les inscrire.
Avec le composant CRM, le contact est créé ou mis à jour et ajouté à la liste choisie, avec les consentements relatifs aux données personnelles et au marketing enregistrés.
Le générateur permet de définir l’URL de la politique de confidentialité et d’obtenir le code à insérer dans le site ou la page d’atterrissage.
Les formulaires sont disponibles en italien, anglais, allemand et français. Le formulaire de devis recueille une demande : la disponibilité est vérifiée par l’opérateur dans le Composer.
LE COMPOSANT CRM
Une fiche pour retrouver l’histoire du client
Avec le composant CRM, données d’identité, réservations importées, offres, messages et consentements sont réunis dans la fiche client. Votre équipe peut retrouver le contexte d’une conversation et créer des listes de diffusion à partir des filtres du CRM.
Les listes peuvent s’actualiser dynamiquement. Les newsletters utilisent les modèles de l’établissement et prévoient planification, lien de désinscription et statistiques sur les ouvertures détectées. Les forfaits et limites d’envoi doivent être définis avec le service commercial.
Une aide concrète pendant l’échange avec le client
Une demande téléphonique peut elle aussi devenir une offre dans FastReplyMail. En saisissant le nom dans le Composer, vous retrouvez les clients suggérés par le CRM ; en sélectionnant une fiche, les données sont préremplies. Dans l’historique, vous pouvez consulter les séjours et offres antérieurs, selon les données présentes et les réservations importées.
Le Composer affiche la dernière catégorie et le dernier tarif réservés, lorsqu’ils sont disponibles. Ces informations sont utiles pour demander au client s’il souhaite la même solution ou si ses besoins ont changé. Vous pouvez choisir catégorie, tarif et formule de pension et noter les demandes exprimées pendant l’appel.
Définissez les dates et les occupants et vérifiez les prix et disponibilités avec les moteurs de réservation qui prennent en charge ces fonctions. Préparez ensuite l’offre à envoyer par e-mail ou à partager sur WhatsApp et indiquez « téléphone » comme canal d’origine, pour retrouver le contact et poursuivre le suivi.
Alertes d’échéance et tâches à suivre
Avec le composant CRM, vous pouvez créer des tâches planifiées liées aux clients ou aux réservations reçues : chaque rappel contient un titre, une échéance et les notes utiles à la personne qui doit s’en charger.
Par exemple, vous pouvez noter de recontacter un client pour approfondir une demande, en indiquant la date et le contexte de la conversation. Vous pouvez aussi relier une échéance à une réservation reçue, en ajoutant des notes sur les tâches à suivre pour ce séjour. Le rappel aide l’équipe à retrouver la prochaine étape à réaliser.
Les tâches en retard sont mises en évidence par des indicateurs dans l’en-tête du logiciel de gestion et dans les listes. Les utilisateurs peuvent ainsi repérer les échéances à suivre et consulter le rappel lié au client ou à la réservation.
UNE CONFIGURATION ADAPTÉE À VOUS
Le point de départ.
Les possibilités supplémentaires.
Les fonctions s’activent par établissement.
Les forfaits, coûts et conditions
sont définis avec le service commercial.
Demandes et offres
Composer, modèles et raccourcis, automatismes sur les offres, boîtes de messagerie, widget de demandes et statistiques opérationnelles.
CRM clients
Historique client, réservations importées, listes et newsletters, automatismes sur les clients et réservations. Envois soumis au forfait actif.
Fast Check-In
Lien d’enregistrement en ligne, collecte des données et téléchargement des fiches pour Alloggiati Web. Le chargement sur le portail reste manuel.
Fonctionnalités IA
Brouillons dans le Composer, Knowledge Base de l’établissement et outils IA. Utilisation suivie par établissement ; conditions à convenir.
UNE AIDE À LA RÉDACTION
L’IA prépare.
Votre expérience décide.
L’assistant utilise les informations de l’établissement et les données disponibles via les intégrations pour préparer un brouillon. L’opérateur le vérifie, le modifie et décide quand l’envoyer.
La Knowledge Base rassemble descriptions, services, politiques et documents de l’établissement. La qualité des informations et la vérification humaine restent partie intégrante du travail.
INTÉGRATIONS SANS AMBIGUÏTÉ
Vérifions ce que permet
votre connexion.
| Système | Lien de réservation | Disponibilités et prix | Importation des réservations |
|---|---|---|---|
| HotelNet | Oui | Oui | Oui |
| 5stelle* | Oui | Oui | Oui |
| Simple Booking / WuBook | Oui | Oui | À vérifier pour le connecteur |
| SysDat | Pas en tant que moteur de réservation | Pas en tant que moteur de réservation | Oui |
Nous définissons avec vous la configuration, la version du système et les coûts de connexion. Les réservations des OTA arrivent dans FastReplyMail via les PMS pris en charge.
Parlons de vos systèmesAVANT DE COMMENCER
Ce que vous
souhaitez savoir.
FastReplyMail remplace-t-il le PMS ou le moteur de réservation ?
Il se connecte à ces outils : le moteur de réservation peut fournir des liens, les disponibilités et les prix ; les PMS pris en charge importent les réservations. Les fonctionnalités varient d’un connecteur à l’autre.
Le CRM, le Check-In et l’IA sont-ils toujours inclus ?
Ces composants peuvent être activés par établissement. Le produit de base comprend les demandes, les offres, les modèles et les automatisations des offres. L’équipe commerciale vérifie les modules et les conditions adaptés à votre configuration.
L’IA envoie-t-elle les offres sans contrôle ?
Dans le Composer, l’assistant prépare un brouillon à partir des informations de l’établissement et des données disponibles via les intégrations. L’opérateur vérifie le texte avant l’envoi.
Que signifie le fait qu’une offre a été ouverte ou réservée ?
Une ouverture détectée ne prouve pas une lecture humaine. Une réservation est attribuée à l’offre lorsque le système connecté renvoie la référence correspondante : cette connexion est disponible avec 5stelle*, HotelNet et SysDat.
Puis-je gérer plusieurs établissements et plusieurs opérateurs ?
Oui. Les opérateurs autorisés peuvent passer d’un établissement attribué à l’autre, avec des rôles et des droits différenciés. Le nombre de comptes, les établissements inclus et les conditions sont définis avec l’équipe commerciale.