Transformez une demande en réponse tenant compte du client
Un e-mail peut demander des disponibilités, mais aussi des informations sur un lit bébé, un animal de compagnie ou un service de l’établissement. Préparer une bonne réponse consiste à réunir ces questions, la proposition de séjour et le ton avec lequel vous souhaitez accueillir le futur client.
L’assistant IA de FastReplyMail prépare un brouillon à partir des informations de l’établissement et des données disponibles grâce aux intégrations. Le travail part du contexte de la demande et se termine par la vérification de l’opérateur avant l’envoi.
Une réponse soignée peut clarifier la proposition, valoriser les services pertinents et soutenir la conversation sur le canal direct. L’IA aide à préparer le texte ; l’équipe se concentre sur le choix commercial et la relation, en gardant le contrôle de ce qui est communiqué.
Générez un brouillon dans le Composer, puis personnalisez-le
Dans les zones personnalisables du modèle, vous trouvez la commande Générer avec l’IA. Le texte est préparé dans la langue sélectionnée et inséré dans l’éditeur, en conservant la structure graphique du modèle choisi.
L’assistant peut utiliser le destinataire, les dates, les hébergements demandés, le canal d’origine et le message original du client. Il tient également compte des hébergements avec les prix et les liens disponibles depuis le moteur de réservation, de l’historique présent dans le CRM, des règles de l’établissement et des instructions choisies par l’opérateur.
Vous pouvez accepter, modifier ou régénérer le texte. Avant l’envoi, vérifiez l’offre dans l’aperçu du Composer : les questions du client, les dates, les montants, les services cités et les liens doivent correspondre à la proposition que vous souhaitez faire.
Les disponibilités et les prix dépendent des capacités du moteur de réservation connecté. L’IA ne fixe pas les tarifs et les instructions lui demandant de respecter les données disponibles ne garantissent pas l’absence d’erreurs.
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Utilisez le contexte pour répondre aux questions qui comptent
Avant de rédiger, l’assistant analyse la demande pour repérer les questions explicites, les besoins particuliers, le ton et l’urgence. Il utilise cette analyse pour rechercher dans la Knowledge Base les informations les plus pertinentes pour la réponse.
Par exemple, une famille demande une chambre à certaines dates et souhaite savoir si elle peut disposer d’un lit bébé. L’assistant peut travailler sur les données du séjour, les hébergements disponibles grâce à l’intégration et les informations relatives aux lits bébé présentes dans la Knowledge Base. La réception vérifie la proposition et les conditions effectives avant de les confirmer au client.
Si le contact est déjà présent dans le CRM, le brouillon peut utiliser les dernières réservations, les tags et les notes et faire référence à sa fidélité. Cela aide à reprendre le contexte d’une relation déjà engagée, au lieu de traiter chaque demande comme un premier contact.
L’analyse du message pour préparer la réponse ne doit pas être confondue avec la création automatique de nouvelles préférences dans la fiche client. La personnalisation repose sur les données disponibles et les indications fournies.
Construisez la Knowledge Base de votre établissement
La Knowledge Base est la base d’informations de l’établissement que l’assistant consulte pour préparer les réponses. Elle organise ce que l’équipe doit pouvoir présenter : description de l’hôtel, chambres, services, prix, politiques, environs et questions fréquentes, ainsi que d’autres contenus utiles.
Chaque document possède un type et une langue. Vous pouvez ajouter des informations de trois façons :
- Coller un texte, par exemple une description des services ou les réponses aux questions les plus courantes.
- Charger un fichier PDF, TXT ou Markdown jusqu’à 10 Mo, y compris en le glissant dans la zone de chargement.
- Saisir l’URL d’une page du site, pour en importer le contenu.
Une Knowledge Base utile contient des informations claires et à jour. Si les horaires, les conditions ou les services changent, révisez les documents concernés : actualisez aussi les contenus déjà importés du site pour que l’assistant dispose des bonnes informations.
Les documents de type Prix peuvent fournir du contexte, mais ils ne remplacent pas les données de disponibilité et de tarif fournies par l’intégration pour le séjour demandé. Assurez la cohérence des sources et vérifiez toujours la proposition finale.
Vérifiez ce que trouve l’assistant et maintenez la base à jour
La page de gestion affiche l’état de la Knowledge Base — vide, en construction, prête ou en erreur — ainsi que le nombre de documents et la dernière reconstruction. Vous pouvez filtrer la liste par type et par langue et supprimer les documents à retirer de la base.
La recherche de test permet de vérifier quelles informations sont récupérées pour une ou plusieurs questions, en ajustant le nombre de résultats, le seuil minimal de pertinence, la langue et le type de document. C’est un moyen concret de vérifier que la base contient ce dont la réception a besoin.
Lors de la reconstruction, une nouvelle version est préparée, tandis que la précédente reste active. Les opérateurs peuvent donc continuer à utiliser la version disponible pendant la mise à jour.
Le service qui gère la Knowledge Base est configuré par l’assistance. Pour l’établissement, le travail consiste à préparer les contenus, à les vérifier et à préserver leur utilité pour les communications avec les clients.
Donnez à la communication le ton de l’établissement
Vous pouvez définir des règles permanentes pour l’établissement : ton, signature, informations à inclure et indications sur ce qu’il faut éviter. Les recherches fixes dans la Knowledge Base permettent de récupérer à chaque offre certains sujets, par exemple la description du restaurant ou un accord partenaire disponible.
Pour une réponse donnée, vous pouvez ajouter des instructions libres ou choisir des raccourcis de prompt, comme un ton formel, une référence au client fidèle ou l’instruction de ne pas mentionner un service. Les raccourcis sélectionnés se cumulent et s’appliquent à la génération suivante.
Les instructions aident à orienter le brouillon, mais la vérification du texte reste essentielle. Une communication reconnaissable naît de l’association d’informations correctes, de règles claires et de l’attention de l’opérateur.
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De l’e-mail aux données de l’offre, avec moins de ressaisies
Depuis les boîtes connectées, la commande Répondre avec une offre ouvre le Composer. Avec les fonctionnalités d’IA actives, l’assistant peut extraire du texte de l’e-mail les prénom, nom, e-mail, téléphone, arrivée, départ, adultes, âges des enfants, animaux et formule de séjour souhaitée, lorsqu’ils sont présents.
Ce parcours est disponible pour les e-mails des portails et des clients. Le corps du message est repris dans les notes du client et le texte original reste consultable pendant la composition, pour pouvoir le comparer aux champs préremplis.
Cette étape réduit le travail de transcription et permet de se concentrer plus tôt sur la proposition. Vérifiez les données extraites, surtout lorsque plusieurs dates sont proposées, qu’une demande est incomplète ou qu’un détail peut avoir plusieurs interprétations.
L’extraction sert à préparer l’offre : elle n’envoie pas elle-même la réponse et ne remplace pas la vérification du séjour demandé.
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Retrouvez le contexte de la relation dans la fiche client
Avec le CRM et les fonctionnalités d’IA actifs, la fiche client complète l’historique par un profil synthétique. Le score global de 0 à 100, avec la mention Top, Bon, Moyen ou Occasionnel, découle de règles définies et de cinq dimensions : valeur économique, fidélité, fiabilité, canal stratégique et relation marketing.
Les scores sont calculés ; la synthèse textuelle est générée par l’IA. Le résumé est en italien, conservé pendant 24 heures et peut être régénéré sur demande. Il aide l’opérateur à se repérer dans les informations de la fiche et à reprendre la conversation avec un client connu.
La valeur économique concerne les revenus et les autres données enregistrées de la relation avec l’établissement, et non une estimation de la richesse personnelle. Les préférences déclarées, l’historique et les montants restent les références à consulter pour préparer une proposition pertinente.
Pour créer des groupes de destinataires, le travail se poursuit grâce aux filtres et listes du CRM: le profil synthétique ne choisit pas lui-même les campagnes ou les destinataires.
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Gardez le contrôle de l’utilisation et des coûts
Le tableau de bord Utilisation de l’IA de l’établissement affiche le nombre d’appels, les tokens utilisés, le coût de la période et le total, la répartition par fonctionnalité et modèle et l’évolution quotidienne. Le tableau de bord principal propose aussi le coût de l’IA sur les trente derniers jours.
Chaque appel est enregistré avec la fonctionnalité, le modèle, les tokens et le coût en euros. Vous pouvez ainsi observer quelles tâches utilisent le plus le service et suivre l’évolution dans le temps.
Au niveau de l’administration du système, des synthèses par établissement et propriétaire, la gestion des périodes d’utilisation à comptabiliser et un rapport mensuel par e-mail aux destinataires configurés sont disponibles. Ces outils administratifs sont distincts de la vue opérationnelle de chaque établissement.
L’enregistrement des coûts facilite une gestion à l’usage, mais ne définit pas à lui seul le prix commercial. L’abonnement, les modalités de facturation et les éventuels seuils doivent être convenus pour la configuration choisie.
Partons d’une demande réelle de votre établissement
Les Fonctionnalités IA constituent un composant activable par établissement. Le CRM est également nécessaire pour utiliser l’historique et le profil client ; les données de disponibilité et de prix dépendent du moteur de réservation connecté. La Knowledge Base nécessite une configuration et des contenus fournis par l’établissement.
Lors d’une démonstration, nous pouvons suivre une demande de l’e-mail au brouillon : quelles données sont reconnues, quelles informations sont récupérées, comment orienter le ton et quoi vérifier avant l’envoi. Nous verrons aussi le profil client et les outils de contrôle de l’utilisation.
L’objectif est d’aider la réception à préparer des réponses plus pertinentes et à privilégier la qualité de la conversation : une base concrète pour cultiver la confiance, la fidélisation et les occasions de réservation directe.