De la confirmation à l’accueil, sans perdre le fil
Une réservation marque le début de la préparation du séjour. La réception doit savoir qui arrive, quand, avec quels hébergements et services, tandis que le client souhaite recevoir des indications claires pour organiser son voyage.
FastReplyMail relie les réservations importées à la fiche client et, lorsque Fast Check-In est actif, permet de recueillir les données en ligne avant l’arrivée. Les informations sur le séjour, les communications et l’enregistrement se retrouvent dans un même parcours de travail.
Anticiper la collecte des données aide à réduire les transcriptions au comptoir et à préparer l’accueil. Le contact avant l’arrivée est aussi une occasion de présenter des services pertinents et d’engager une relation qui peut continuer après le départ, en favorisant la fidélisation et les futures opportunités de réservation directe.
De l’enregistrement au PMS, sans ressaisir les données
Lorsque l’interface PMS est configurée pour ce parcours, les données renseignées par le client lors de l’enregistrement en ligne sont transmises au logiciel de gestion, comme 5stelle* ou SysDat. Le PMS peut alors utiliser sa propre fonction pour envoyer les fiches de sécurité publique italiennes (fiches PS).
Pour la réception, l’avantage est concret : il n’est pas nécessaire de ressaisir manuellement dans le PMS les données déjà recueillies en ligne. Le client les renseigne avant l’arrivée et l’équipe les retrouve dans le système avec lequel elle travaille. Le transfert et les fonctions d’envoi dépendent de l’interface et du PMS configurés pour l’établissement.
De l’alias OTA à l’e-mail direct du client
Une réservation provenant d’une OTA comporte souvent une adresse e-mail alias fournie par le portail. Avec l’enregistrement en ligne, l’e-mail direct indiqué par le client remplace l’alias OTA : l’établissement obtient des coordonnées permettant de poursuivre la conversation après le séjour aussi.
C’est une étape importante pour construire une relation propre avec une personne qui a découvert l’hôtel par un intermédiaire. Vous pouvez utiliser le contact pour les communications futures et, selon les consentements disponibles, pour des offres pertinentes et des occasions de retour via le canal direct.
Le premier séjour peut venir d’un portail ; le suivant peut naître de la relation avec votre établissement. L’adresse directe permet de cultiver cette relation dans le temps. La collecte de l’e-mail ne constitue pas à elle seule un consentement aux communications marketing.
Retrouvez les réservations des systèmes connectés
L’importation automatique des réservations est disponible via 5stelle, HotelNet et SysDat*, avec des interrogations toutes les 15 minutes. La connexion doit être configurée pour l’établissement et les informations disponibles varient selon le système utilisé.
Les réservations peuvent inclure le titulaire, les dates, les hébergements, les catégories, les tarifs, les formules de pension, le canal et le sous-canal, les montants et le statut. Les données sur les suppléments et la production sont prévues par les connecteurs 5stelle* et SysDat ; SysDat peut aussi communiquer le statut de client présent dans l’établissement. Les changements de chambre et les sous-réservations sont regroupés sous la réservation principale.
Le système reconnaît les réservations par le canal et le numéro de réservation pour gérer les doublons. Les données reçues créent ou actualisent la fiche d’identité du client dans le CRM, en incluant la nationalité et la langue lorsqu’elles sont disponibles.
L’importation d’une réservation est une fonction distincte de la vérification des disponibilités. D’autres moteurs de réservation peuvent fournir les prix, disponibilités ou liens de réservation sans importer les réservations dans le CRM. Pendant la démonstration, nous vérifions le parcours pris en charge par votre système.
Découvrir les intégrations disponibles →
Consultez séjours, statuts et activités dans un même contexte
Dans la liste, vous pouvez filtrer par client, statut, canal et sous-canal, dates d’arrivée et de départ et établissement. La fiche présente la période, les nuitées, le numéro de réservation, les montants, les hébergements, les éventuels changements de chambre et suppléments, ainsi que les tâches planifiées et les enregistrements effectués.
Les statuts aident à suivre le parcours : Réservée, Modifiée, Enregistrement envoyé, Enregistrement effectué et Annulée. Le statut de présence dans l’établissement est disponible lorsqu’il est communiqué par le PMS. Dans Fast Check-In, « Enregistrement effectué » indique que le client a rempli le formulaire en ligne : il doit être distingué de son arrivée physique à l’hôtel.
Vous pouvez associer à la réservation des tâches avec échéance et notes, pour rappeler à l’équipe une préparation ou un contact à gérer. Le contexte du séjour reste ainsi proche des informations opérationnelles.
Explorer les tâches et rappels →
Reliez la réservation à l’offre qui l’a générée
Avec le moteur de réservation interfacé, chaque tarif de l’offre dispose de son propre bouton pour finaliser la réservation. Pour identifier le résultat dans FastReplyMail, le système qui importe la réservation doit retourner la référence de l’offre contenue dans le lien.
Lorsque cette information provient du système compatible, l’offre passe au statut Réservée et la fiche de réservation indique qu’elle a été générée par une offre. Une réservation conclue par une autre voie, par exemple au téléphone, n’est pas attribuée automatiquement.
C’est un lien utile pour observer les opportunités développées par le canal direct. Les statistiques des réservations permettent aussi de consulter le chiffre d’affaires, les annulations et la production par canal, en filtrant par période de réception ou de séjour, catégorie et tarif. Les données concernent les réservations importées ; le chiffre d’affaires ne correspond pas à la marge, qui nécessite aussi de prendre en compte les coûts.
En savoir plus sur les offres personnalisées → · Explorer le tableau de bord et les statistiques →
Invitez le client à préparer son enregistrement avant de partir
Depuis la fiche de réservation, vous pouvez envoyer un e-mail avec le lien Fast Check-In, en utilisant un modèle de type Check-In. La réservation passe au statut « Enregistrement envoyé ». Vous pouvez aussi insérer le lien dans les messages des automatismes via le champ dynamique dédié.
Le formulaire s’ouvre sur smartphone et est disponible en italien, anglais, allemand et français. L’en-tête est personnalisable par établissement et par langue ; le récapitulatif affiche les dates, les nuitées, les chambres et le titulaire de la réservation.
Le client peut renseigner ses données tranquillement avant l’arrivée, sans concentrer toute la collecte à la réception. Pour une famille ou un groupe, cela permet aussi de préparer les informations des accompagnants dans le même parcours.
Découvrir comment préparer les modèles et contenus →
Recueillez les données du client et de ses accompagnants
Le formulaire distingue le client principal, chef de famille ou responsable de groupe, des accompagnants. Il recueille les données d’identité, la citoyenneté, le lieu et la date de naissance, le domicile et les informations du document d’identité, selon les champs prévus par le format Alloggiati Web. La recherche des communes italiennes et des États utilise les tables disponibles dans le système.
Le parcours comprend la politique de confidentialité, la collecte des consentements et la signature sur écran. Avec Signature connecté, le formulaire FastPrivacy recueille les choix du client selon les trois niveaux gérés par la suite :
- Traitement des données essentielles.
- Newsletter, WhatsApp et communications marketing.
- Transmission à des tiers.
À la fin, Signature archive automatiquement le document signé et le PDF correspondant et retourne au CRM le résultat des consentements. Pour chaque document recueilli, une notification est envoyée à l’hôtel et au client qui l’a signé. Les choix recueillis permettent d’organiser les listes et de sélectionner les destinataires des newsletters et offres promotionnelles conformément aux choix exprimés par le client.
Outre les consentements de l’enregistrement en ligne, Signature permet de gérer des décharges pour des services comme l’accès au SPA ou la location de vélos. L’inscription à Rewards suit un parcours distinct et n’est pas gérée par Signature.
Le remplissage préalable prépare les informations pour le travail de l’établissement. Le produit recueille données et signature ; ce parcours ne doit pas être présenté comme un service de vérification automatique de l’identité ou d’accès autonome à la chambre.
Recevez la confirmation et actualisez le CRM
Lorsque le formulaire est envoyé, la réservation passe à « Enregistrement effectué ». Les données sont enregistrées dans le CRM, les consentements actualisés et les membres de la famille ou accompagnants reliés au client principal.
Le client reçoit un e-mail de confirmation et l’établissement une notification avec le lien vers la réservation. Si le lien est rouvert après le remplissage, le système indique que l’enregistrement a déjà été effectué.
Avec l’interface PMS configurée, les données recueillies sont transmises au logiciel de gestion pour poursuivre le travail sans les ressaisir. Pour les réservations OTA, l’e-mail direct renseigné par le client remplace l’alias du portail, rendant le contact disponible pour les communications ultérieures selon les consentements recueillis.
Les informations recueillies enrichissent l’historique pour l’accueil et les contacts ultérieurs. Vous pouvez ainsi cultiver la relation directe dans le temps, avec des communications pertinentes et les consentements disponibles.
Voir comment la fiche client se complète →
Fiches de police : poursuivez depuis le PMS ou exportez le fichier
Avec le PMS interfacé pour recevoir les données d’enregistrement, le logiciel de gestion peut envoyer les fiches PS via sa propre fonction. Le transfert des données évite leur saisie manuelle dans le PMS par l’opérateur ; l’envoi est géré par le PMS selon son parcours opérationnel.
Vous pouvez aussi télécharger depuis FastReplyMail le fichier texte au format d’importation d’Alloggiati Web et imprimer les fiches en PDF. Dans ce parcours, le fichier doit être chargé manuellement sur le portail.
FastReplyMail n’effectue pas directement l’envoi électronique à Alloggiati Web. Le statut « Enregistrement effectué » indique que le formulaire en ligne est rempli, pas que les fiches PS ont été envoyées.
Accompagnez l’arrivée avec des messages utiles
Les automatismes sur les réservations permettent de configurer des communications liées à la réception de la réservation, à l’arrivée, au départ et aux statuts d’enregistrement. Vous pouvez préparer, par exemple, l’envoi du lien avant l’arrivée et un rappel pour les personnes qui n’ont pas encore rempli le formulaire.
Définissez les conditions, les délais et les modèles, puis vérifiez l’aperçu des éléments concernés avant d’activer la règle. Les règles sont évaluées toutes les 30 minutes et les envois passent par la file d’attente : le parcours nécessite une configuration et ne s’active pas simplement parce qu’une réservation existe.
Le même contexte peut soutenir les informations d’arrivée et les communications après le séjour, comme un remerciement ou le lien vers un questionnaire Survey, lorsque le service est actif et connecté. Un accueil préparé et un suivi pertinent contribuent à la continuité de la relation.
En savoir plus sur les automatisations →
Concevons le parcours adapté à votre réception
La gestion des réservations, les statistiques correspondantes et les automatismes sur les réservations font partie du composant CRM. L’envoi du lien nécessite Fast Check-In ; l’intégration avec Fast Signature dépend du service actif et de la configuration de l’établissement.
Partons du PMS ou du système que vous utilisez, des informations que vous recevez et des étapes réalisées par l’équipe avant l’arrivée. Lors d’une démonstration, nous pouvons vous montrer comment relier réservation, messages et collecte des données, pour laisser plus de place à l’attention portée au client et à la relation qui continue après le séjour.