Une base reconnaissable, une réponse personnelle
Lorsque plusieurs demandes arrivent ensemble, réécrire les présentations et les informations récurrentes détourne l’attention des questions du client. Une base bien préparée aide la réception à communiquer avec continuité, tout en laissant de la place à l’essentiel : expliquer pourquoi ce séjour convient à cette personne.
Les modèles de FastReplyMail sont destinés aux offres, aux newsletters et aux messages d’enregistrement. Ils rassemblent la mise en forme, les données dynamiques et les zones à personnaliser. Les raccourcis sont quant à eux des boutons qui accélèrent la saisie dans le Composer, l’écran où vous préparez l’offre.
Présenter clairement les chambres, les services et les conditions aide le client à évaluer la valeur de la proposition directe, au-delà du prix. C’est une façon concrète de soutenir les opportunités de réservation sur le canal de l’établissement et de consacrer moins de travail aux opérations répétitives. La réduction des commissions d’intermédiation peut contribuer à la marge ; le résultat commercial dépend aussi de l’offre et de la relation avec le client.
Choisissez le format adapté au message
Une proposition de séjour, un bref suivi de conversation et un message WhatsApp répondent à des besoins différents. Vous pouvez préparer trois formats de modèles.
HTML : donnez de la place à l’image de l’établissement
L’éditeur visuel permet de composer le modèle avec des blocs déplaçables, des images importées et des contenus. Partez de cinq modèles de base, de Fast 1 à Fast 5, ou collez le code de votre propre modèle HTML. La modification du code et le travail en plein écran sont également disponibles.
C’est le format des offres et des newsletters avec une présentation graphique complète. Vous pouvez valoriser l’établissement avec des photographies pertinentes et une hiérarchie claire des informations, en utilisant des images dont vous détenez les droits. Les cinq modèles constituent le point de départ : les autres sont créés par l’établissement ou par l’assistance.
Simplifié : rendez la réponse immédiate
L’éditeur de texte mis en forme propose le gras, l’italique, les liens, les listes, les couleurs et les polices. Il est utile pour les emails essentiels, les relances et les messages renvoyant à une offre précédente, lorsque la réponse et l’étape suivante doivent être mises en valeur.
Texte : préparez la conversation sur WhatsApp
Le format texte brut sert aux messages WhatsApp depuis le CRM. Vous préparez des contenus réutilisables en conservant un ton adapté à la conversation. L’ouverture de WhatsApp ou WhatsApp Web avec un texte prérempli laisse à l’opérateur la vérification et l’envoi.
Explorez l’email et WhatsApp →
Un email simple, à l’image de votre établissement
En complément des modèles graphiques pour les offres de séjour, vous pouvez utiliser un modèle de papier à en-tête avec en-tête et pied de page prédéfinis. Rédigez le corps du message vous-même ou confiez sa préparation à l’IA, puis relisez, personnalisez et envoyez-le comme un email classique.
Faites travailler ensemble données et mots
Les champs dynamiques, appelés shortcodes, sont des espaces réservés remplacés au moment de l’envoi. Vous pouvez insérer dans le modèle des informations comme le prénom et le nom du client, les dates du séjour, le nombre de nuitées, les adultes, les enfants et leur âge, les animaux et la validité de l’offre.
Par exemple, une salutation avec [[name]] et un récapitulatif avec [[checkin]] et [[checkout]] utilisent les données disponibles pour l’offre. La légende des shortcodes aide à choisir les champs pertinents : les messages relatifs aux réservations disposent de champs dédiés, comme les dates, la référence et le montant total de la réservation.
Les zones de texte modifiables laissent quant à elles place à la réponse personnelle, tout en conservant la mise en forme du modèle. Vous pouvez y expliquer une solution, répondre à une question ou présenter un service utile au séjour demandé. Elles sont utilisables dans le Composer, les envois depuis une liste et les automatisations, selon les fonctions actives.
Avec les intégrations compatibles, le modèle peut inclure la liste des hébergements disponibles avec leurs prix et leurs liens. Avec le moteur de réservation interfacé, chaque tarif de la proposition dispose de son propre bouton pour finaliser la réservation. Les informations disponibles et les données transférées dépendent de la connexion configurée.
Des champs sont aussi prévus pour le nom et le site de l’établissement, les réseaux sociaux et, avec les services appropriés actifs et connectés, l’enregistrement en ligne, les questionnaires Survey et l’inscription Rewards. La présence d’un champ dans le modèle n’active pas à elle seule le service correspondant.
Découvrez comment composer une offre personnalisée →
Préparez les langues et faites ressortir les modèles pertinents
Chaque modèle possède une langue : italien, anglais, allemand ou français. Pour utiliser le même modèle dans quatre langues, vous préparez quatre versions ; le choix tient compte de la langue du client. Cela permet de soigner le ton et les informations pour chaque public, sans considérer le modèle comme une traduction automatique de tous les contenus.
Les règles de suggestion aident à s’orienter parmi les modèles préparés. Vous pouvez configurer des conditions sur le nombre d’hébergements, d’adultes, d’enfants et d’occupants au total, les dates d’arrivée et de départ, les animaux, les disponibilités, les codes de catégorie et de tarif. Dans le Composer, les modèles correspondants apparaissent parmi les Modèles suggérés.
Pour une demande avec des enfants, par exemple, vous pouvez prévoir un modèle famille qui valorise les services réellement disponibles. Pour une période sans disponibilité, vous pouvez préparer une réponse adaptée à cette situation. Ce sont des contenus et des règles définis par l’établissement : la suggestion aide l’opérateur dans son choix, puis il contrôle la proposition avant l’envoi.
Réutilisez les contenus grâce aux raccourcis
Une explication sur le restaurant, des indications d’accès ou une réponse récurrente peuvent devenir des contenus prêts à rappeler. Les raccourcis se présentent sous forme de boutons dans le Composer, organisables par libellé, couleur, catégorie et langue. Vous pouvez ajouter des notes, les activer et les ordonner par glisser-déposer.
Les raccourcis de contenu renseignent les textes et les données : titre, objet, dates, code de réduction, validité, hébergements, adultes, enfants et leur âge, catégories et zone personnalisable. Selon la configuration, le contenu peut remplacer, suivre ou précéder celui déjà présent, avec un séparateur.
Un exemple : le client demande s’il peut dîner dans l’établissement. Vous rappelez la description à jour du restaurant et la complétez avec la réponse à sa question. Le texte réutilisé reste une base à vérifier : les services, les dates et les conditions doivent correspondre au séjour proposé.
C’est aussi une aide pour la continuité du travail à la réception : les informations récurrentes peuvent être préparées avec soin et rappelées par les opérateurs, tout en restant attentifs à chaque conversation.
Donnez des instructions à l’IA, puis vérifiez le brouillon
Les raccourcis d’instructions IA ont un objectif différent des textes prêts à l’emploi : ils ajoutent des instructions, par exemple sur le ton formel ou l’attention à porter à un client habituel. Ils s’accumulent sous forme d’étiquettes et s’appliquent à la génération suivante, uniquement avec le composant IA actif.
L’assistant prépare un brouillon dans les zones personnalisables en utilisant les informations de la base de connaissances de l’établissement et les données disponibles dans la demande et les intégrations. L’opérateur contrôle le texte, le modifie ou le régénère avant l’envoi.
Le modèle définit la présentation, le raccourci rappelle un contenu ou une instruction, l’IA aide à la rédaction. Distinguer ces outils aide à choisir ce qui peut être réutilisé et ce qui nécessite une réponse dédiée.
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Organisez les modèles pour les utiliser au bon moment
Le type de message — Offre, Message/Newsletter ou Check-In — détermine où le modèle peut être sélectionné : Composer, listes de diffusion, automatisations ou envoi de l’enregistrement. Le nom, la description et les notes aident à l’identifier ; vous pouvez gérer l’activation, le statut brouillon et la définition comme modèle par défaut, ainsi que dupliquer un modèle pour préparer une variante.
Avant d’utiliser un nouveau modèle dans une offre, contrôlez l’aperçu avec des données pertinentes : le destinataire, la langue, les dates, les contenus et les liens doivent être cohérents. Lorsqu’un service ou une condition change, revoyez également les textes réutilisables qui les décrivent.
Les modèles et les raccourcis font partie du produit de base FastReplyMail. Les newsletters nécessitent le CRM, l’envoi du lien d’enregistrement nécessite Fast Check-In et les fonctionnalités IA nécessitent le composant correspondant. Les automatisations des offres sont incluses dans le produit de base ; celles concernant les clients et les réservations nécessitent le CRM.
Découvrez les newsletters et les listes → · Explorez les automatisations →
Partons des messages que vous écrivez chaque jour
Une demande typique, une question récurrente et une communication avant l’arrivée sont un bon point de départ. Nous pouvons examiner ensemble les parties à rendre réutilisables, les endroits où insérer les données dynamiques et la place à réserver à la réponse personnelle.
L’objectif est une communication qui rende votre établissement reconnaissable et mette clairement en valeur la proposition : moins de travail répétitif pour la réception, plus d’attention à la relation qui peut conduire à une réservation directe et à un nouveau séjour.