«Siamo due adulti e un bambino. Avete una camera per tre notti, con mezza pensione?» Al ricevimento servono tre cose per rispondere bene: i dettagli della richiesta, una sistemazione vendibile a quelle condizioni e un prezzo verificato. Il fatto che il PMS sia collegato al CRM non dice, da solo, quali di queste informazioni compariranno nel preventivo.

Prima di cercare una camera, completa la richiesta

Nel nostro esempio mancano le date e l’età del bambino. Chiedile nella prima risposta: le date delimitano la ricerca e l’età può incidere sia sull’occupazione ammessa sia sul prezzo. Annota anche il trattamento richiesto. Una preferenza registrata nel CRM durante un soggiorno precedente può aiutarti a fare una domanda migliore, ma non conferma che questa volta la famiglia desideri la stessa camera.

Immagina che la famiglia risponda: arrivo il 12, partenza il 15, bambino di sette anni. Ora puoi seguire i dati mentre prepari l’offerta. Prova questi tre passaggi separatamente, perché anche due hotel con gli stessi software possono avere configurazioni diverse.

  • Aprire il preventivo come farebbe la famiglia. Con FastReply Hospitality CRM, ogni tariffa proposta ha un pulsante che apre il booking engine della struttura. È lì che la famiglia ritrova la soluzione scelta e può completare la prenotazione. In reception, quando il collegamento supporta il controllo di disponibilità, FastReply verifica la camera per le date e gli occupanti indicati. Se il controllo non è attivo, lo segnala a chi prepara il preventivo.

  • Consultare disponibilità e prezzo. Verifica da quale sistema arriva la tariffa mostrata all’operatore, per quale camera e per quale trattamento. Confronta il totale delle tre notti e le condizioni di cancellazione. Se il collegamento offre solo un link, fai questa verifica nel sistema di vendita prima di scrivere la cifra.

  • Ricevere la prenotazione confermata. L’invio dell’email non occupa la camera. Dopo una prenotazione di prova in ambiente demo, verifica dove compare il codice di conferma, se il PMS riceve il soggiorno e se il CRM lo associa al contatto corretto. Un’importazione periodica può arrivare più tardi dell’email di conferma.

La prova del cambio di date

«Possiamo arrivare un giorno dopo?» Se la famiglia non ha ancora prenotato, aggiorna la richiesta al 13–16, verifica di nuovo camera e prezzo e invia il preventivo rivisto con il link corretto. Cambiare le date nel testo lasciando il vecchio pulsante è un errore facile da riprodurre: il cliente legge il 13, clicca e trova il 12.

Se invece la prenotazione è già confermata, parti dal suo identificativo e dal sistema in cui la tua struttura gestisce le modifiche. Aggiorna lì il soggiorno secondo le condizioni concordate. Poi controlla che il CRM mostri le nuove date sullo stesso soggiorno, senza crearne un secondo, e che un eventuale messaggio pre-arrivo non resti programmato per il giorno sbagliato.

Cosa chiedere di vedere durante una demo

Chiedi di ripetere entrambi i casi con dati fittizi e con la tua configurazione. Per ogni passaggio annota: dato, sistema di origine, destinazione, frequenza e persona che interviene se qualcosa si ferma. Per esempio: «Date confermate → dal PMS al CRM → ogni quanto? → chi controlla un mancato aggiornamento?». Se il passaggio richiede l’esportazione e il caricamento di un file, scrivi anche chi lo fa e quando. In questo modo il collega del turno successivo sa dove controllare prima di richiamare la famiglia.

DALLA LETTURA ALLA PRATICA

Quali dati arrivano quando prepari un’offerta?

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