Osserva il percorso dalla richiesta alla prenotazione
Un dato è utile quando aiuta a decidere cosa fare. Le dashboard di FastReplyMail permettono di leggere richieste, offerte e prenotazioni disponibili nel gestionale, affiancando il lavoro quotidiano del ricevimento alla valutazione dei risultati commerciali.
Puoi individuare richieste da seguire, osservare i tempi di risposta e confrontare la produzione dei canali. Il percorso richiesta → offerta → prenotazione attribuita aiuta a capire dove si sviluppano opportunità di vendita diretta, entro i limiti dei dati restituiti dalle integrazioni.
Sviluppare il canale diretto può ridurre i costi di intermediazione e sostenere la redditività. Le statistiche mostrano però grandezze diverse: ricavi e margine non sono la stessa cosa. Per valutare il margine occorre considerare anche i costi della struttura e dei canali, senza dedurlo dal solo ricavo delle prenotazioni.
Parti dalle priorità della giornata
La dashboard principale raccoglie indicatori su richieste ricevute e offerte inviate oggi, prenotazioni odierne con confronto, prenotazioni in casa, check-in e check-out del giorno, secondo i dati e i componenti disponibili. Con l’AI attiva puoi vedere anche il costo degli ultimi trenta giorni.
Le ultime offerte inviate mostrano lo stato e permettono di tornare rapidamente al Composer. Nell’intestazione restano visibili attività in sospeso e richieste senza risposta, comprese quelle che attendono da più di 24 ore.
Questo quadro aiuta a organizzare il lavoro: una richiesta ancora da gestire richiede un’azione diversa da un’offerta già inviata o da una prenotazione in arrivo. I riepiloghi non sostituiscono il dettaglio delle singole situazioni, ma indicano dove approfondire.
Scopri la gestione delle richieste →
Misura i tempi di risposta senza perdere di vista chi aspetta
Le statistiche delle richieste mostrano ultime richieste ricevute, totale senza risposta, risposte inviate e tempo medio di risposta, anche per operatore. Puoi consultare richieste giornaliere e distribuzione per canale, oltre al rapporto tra richieste, risposte e prenotazioni attribuite per ciascun canale.
Il filtro temporale parte dagli ultimi trenta giorni e i dati di questa sezione vengono aggiornati ogni sessanta minuti. Per confrontare due letture, considera sempre il periodo selezionato e la frequenza di aggiornamento.
Il tempo medio è calcolato in ore, dalla ricezione della richiesta all’invio dell’offerta, soltanto sulle richieste con offerta inviata. Le richieste ancora in attesa non entrano nella media: una media contenuta, da sola, non dimostra che tutte le richieste siano state seguite.
Anche l’archiviazione va interpretata correttamente. Archiviare un’offerta con una motivazione, per esempio periodo non disponibile, toglie la richiesta dalla coda delle non gestite ma non la conta come risposta inviata nelle statistiche. Le richieste senza risposta conteggiate sono quelle non scadute ancora in stato Ricevuta.
Distingui invio, apertura e prenotazione attribuita
La dashboard permette di osservare nel tempo offerte inviate, aperte e prenotate, distinguendo quelle inviate dall’operatore da quelle automatiche. Mostra inoltre le offerte inviate per operatore. Per usare correttamente questi dati, occorre sapere cosa rappresentano gli stati:
- Inviata: il server SMTP ha accettato l’email senza errori. Non conferma che il messaggio sia arrivato nella casella del destinatario.
- Letta: è stata rilevata almeno un’apertura, per esempio tramite caricamento dell’immagine di tracciamento, click o apertura dell’offerta nel browser. Il sistema esclude operatore e robot riconosciuti, ma il dato non è una prova di lettura umana.
- Prenotata: è stata importata una prenotazione che porta il riferimento all’offerta e può quindi essere collegata a quella proposta.
Le immagini bloccate possono impedire di registrare un’apertura; un’anteprima automatica può invece generarla. Il dettaglio delle aperture e dei click comprende data, browser e sistema operativo, e la dashboard mostra anche la distribuzione di browser e sistemi operativi rilevati.
L’attribuzione della prenotazione dipende dal sistema collegato. I connettori che supportano questo collegamento sono 5stelle*, HotelNet e SysDat, quando restituiscono il riferimento all’offerta. Una prenotazione arrivata per telefono o da un altro percorso senza quel riferimento non viene attribuita. Il rapporto tra offerte e prenotazioni collegate è quindi un indicatore del percorso tracciato, non una misura completa di tutte le conversioni.
Approfondisci offerte e collegamento alle prenotazioni →
Individua le date su cui si concentra l’interesse
Il calendario Pressione sulle date affianca, giorno per giorno, richieste ricevute, offerte inviate, room night prenotate e ADR, sulla base dei dati disponibili. Le room night esprimono le notti-camera prenotate; l’ADR è la tariffa media giornaliera.
Puoi usarlo per osservare dove si concentra l’attività commerciale e approfondire un periodo. Se su determinate date si accumulano richieste e offerte, il passo successivo è verificare quali proposte sono state inviate e quali prenotazioni risultano effettivamente importate.
È uno strumento di lettura del lavoro e dei soggiorni registrati. Non va presentato come una previsione automatica della domanda, un tasso di occupazione completo o un sistema che modifica le tariffe al posto della struttura.
Confronta la produzione dei canali e le prenotazioni
Con il componente CRM attivo, le statistiche delle prenotazioni mostrano ricavo totale, cancellazioni e produzione per canale, calcolati sulle prenotazioni importate dai sistemi collegati.
Puoi filtrare per periodo di ricezione oppure periodo di soggiorno, oltre che per tipologia di sistemazione, tariffa, canale e sottocanale. Sono prospettive diverse: il mese in cui una prenotazione arriva non coincide necessariamente con quello in cui l’ospite soggiorna.
Per esempio, puoi analizzare i soggiorni di un periodo e confrontare la produzione dei canali, poi approfondire una tipologia o tariffa. Mantieni gli stessi criteri quando confronti i risultati: cambiare periodo o perimetro modifica ciò che stai osservando.
Ricavi, ADR e notti derivano dalle prenotazioni importate e dagli importi dichiarati dal PMS. La produzione di un canale descrive i dati disponibili in quel perimetro; per valutarne la convenienza commerciale devi considerare anche commissioni e altri costi, non soltanto il volume di ricavi.
Scopri come arrivano i dati delle prenotazioni →
Leggi il valore della relazione con ogni ospite
Nella scheda ospite ritrovi prenotazioni, notti, cancellazioni, ricavi delle camere e degli extra, ADR e canali di prenotazione. Il dettaglio aiuta a dare un contesto concreto a una nuova richiesta e a comprendere come si è sviluppata la relazione con la struttura.
Questi dati possono sostenere il lavoro di segmentazione nel CRM, insieme a preferenze dichiarate e parametri: durata media dei soggiorni, numero di prenotazioni e spesa registrata offrono riferimenti per costruire gruppi pertinenti e preparare comunicazioni mirate.
Con le funzionalità AI attive è disponibile anche il profilo ospite: punteggi calcolati con regole definite e una sintesi testuale generata dall’AI. Il valore economico riguarda la relazione registrata presso la struttura, non una stima della ricchezza personale.
Valuta newsletter, messaggi e utilizzo dell’AI
Per ogni invio da lista puoi consultare inviati, letti, falliti e disiscritti. Nel dettaglio di offerte e messaggi trovi aperture rilevate e click, con data e informazioni tecniche del dispositivo.
Gli inviati sono i messaggi accettati dal server di invio; i letti hanno un’apertura rilevata; i falliti possono derivare da rifiuti del server o indirizzi non validi; i disiscritti sono destinatari usciti dalla lista dopo l’invio. Interpretare separatamente questi segnali aiuta a valutare sia il percorso di invio sia la risposta registrata alla comunicazione.
Una campagna può generare aperture senza generare prenotazioni: per valutarne il risultato commerciale occorre seguirne anche gli sviluppi effettivi. Usa gli indicatori per rivedere destinatari e contenuti, senza trasformare un click in una vendita già conclusa.
La dashboard Utilizzo AI, con il componente attivo, mostra chiamate, token e costi per funzionalità, modello e giorno. La registrazione dei costi tecnici è distinta dalle condizioni commerciali concordate per la struttura.
Scopri newsletter e liste → · Approfondisci le funzionalità AI →
Consulta reputazione e dati di più strutture, dove disponibili
La sezione Analisi reputazione integra i pannelli di Customer Alliance, se il servizio è configurato. Comprende panoramica, recensioni, confronto tra portali, argomenti di tendenza, tag, suggerimenti e competitor.
Customer Alliance è un servizio distinto: FastReplyMail ne rende disponibili i pannelli collegati, non raccoglie e analizza autonomamente le recensioni. L’accesso richiede la configurazione dell’integrazione per la struttura.
Chi gestisce più strutture può cambiare struttura dal selettore e, nelle viste che lo supportano, consultare dati senza selezionarne una singola. Verifica sempre il perimetro della vista prima di interpretare un totale.
I grafici sono interattivi e, dove previsto, affiancati da una forma tabellare. Non è disponibile un report PDF delle statistiche; l’esportazione CSV riguarda elenchi specifici, come offerte e destinatari delle liste.
Partiamo dalla decisione che vuoi prendere
Dashboard principale e statistiche delle richieste fanno parte del prodotto base FastReplyMail. Statistiche delle prenotazioni e scheda ospite richiedono il CRM; utilizzo AI e reputazione dipendono dai rispettivi componenti e servizi configurati. La disponibilità dei dati dipende anche dalle integrazioni attive.
In una demo possiamo partire da una domanda concreta: dove si accumulano le richieste, quanto tempo richiedono le risposte, quali prenotazioni sono attribuite alle offerte o come leggere la produzione dei canali per un periodo di soggiorno.
Scegliamo insieme la vista, i filtri e il significato degli indicatori. L’obiettivo è collegare i numeri a decisioni utili per il ricevimento, la relazione con gli ospiti e lo sviluppo del canale diretto.