Segui l’interesse, accompagna il soggiorno, coltiva il ritorno
Quando il ricevimento è impegnato, un’offerta può restare senza seguito e una comunicazione utile può arrivare troppo tardi. Gli Automatismi di FastReplyMail permettono di preparare regole che collegano un gruppo di offerte, ospiti o prenotazioni a un messaggio e a un momento del loro percorso.
Il follow-up aiuta a riprendere una conversazione di vendita diretta. Le email prima dell’arrivo preparano l’accoglienza; quelle dopo la partenza possono dare continuità alla relazione. Il team definisce contenuti e condizioni, mentre il sistema esegue gli invii previsti dalle regole attive.
Una comunicazione pertinente può sostenere la prenotazione diretta, presentare servizi utili e dare un motivo per tornare. Sono opportunità per sviluppare ricavi e fidelizzazione; quando favoriscono il ritorno sul canale diretto, possono anche ridurre il peso dei costi di intermediazione sul margine della struttura.
Parti dagli ospiti giusti, poi scegli il momento
Automatizzare un invio indiscriminato non lo rende più interessante. Per superare il «send and pray», parti da ciò che conosci davvero degli ospiti: preferenze dichiarate, spesa registrata presso la struttura, durata media del soggiorno (length of stay) e numero di prenotazioni.
Con il CRM puoi combinare questi dati per costruire liste di distribuzione di gruppi omogenei. Negli Automatismi sugli ospiti puoi poi usare l’iscrizione a una lista come condizione di selezione e come evento di riferimento per il tempo di invio.
Per esempio, una lista dedicata a ospiti che tornano e si fermano più a lungo può essere il punto di partenza per una sequenza che racconti soggiorni prolungati e servizi pertinenti. Preferenze dichiarate ed extra acquistati possono aiutare a selezionare chi potrebbe apprezzare un’esperienza gastronomica realmente offerta dalla struttura. Contenuto, tempi e passaggi vengono scelti da chi configura il percorso.
I filtri della lista e le condizioni dell’automatismo sono due passaggi distinti. Non tutti i criteri del CRM sono disponibili direttamente in ogni famiglia di regole. Una lista dinamica aggiorna la selezione; la regola stabilisce quale azione eseguire e rispetto a quale evento. La capacità di spesa resta riferita agli importi registrati nella relazione con la struttura, senza stime della ricchezza personale.
Scopri come costruire newsletter e liste pertinenti →
Costruisci una regola e verifica chi coinvolge
La configurazione è riservata agli account con il permesso di modificare gli Automatismi, normalmente gli amministratori della struttura. Puoi dare alla regola un nome e annotarne l’obiettivo, così da riconoscerne lo scopo anche quando i percorsi diventano più articolati.
Il lavoro si sviluppa in quattro passaggi:
- Scegli la sorgente: Offerte, Ospiti o Prenotazioni.
- Combina le condizioni: richiedi che siano soddisfatte insieme oppure in alternativa, anche organizzandole in gruppi.
- Prepara l’azione: scegli il template, l’oggetto e i contenuti delle aree personalizzabili.
- Definisci il tempo: indica minuti, ore o giorni prima o dopo l’evento di riferimento disponibile per quella sorgente.
Il sistema mostra quanti elementi corrispondono alle condizioni e un’anteprima degli elementi coinvolti con l’orario programmato. Puoi così verificare la selezione prima di abilitare la regola, controllando che il messaggio abbia senso per quel gruppo e in quel momento.
Riprendi le offerte con un follow-up pertinente
Le regole sulle Offerte fanno parte del prodotto base. Puoi selezionare per stato, template usato, tempo trascorso senza apertura rilevata, data di invio, arrivo e partenza, presenza dell’ospite in struttura, sistemazioni, adulti, bambini, tipologie, tariffe ed email.
Le azioni disponibili sono reinviare la stessa offerta, inviare un’email con il link all’offerta precedente oppure inviare una nuova offerta con un altro template. Il riferimento temporale può essere invio, apertura rilevata, prenotazione, arrivo o partenza.
Per esempio, puoi preparare un messaggio di ricontatto due giorni dopo l’invio se non risulta un’apertura, oppure una seconda proposta dopo cinque giorni se l’offerta risulta aperta ma non prenotata. Sono esempi di regole da configurare: scegli una frequenza e un contenuto adatti alla tua relazione con l’ospite.
Le condizioni «letta» e «non letta» si basano sul tracciamento delle aperture, non sulla certezza di una lettura umana. Un ospite può aver letto con le immagini bloccate; un’anteprima automatica può generare un’apertura. Anche lo stato «prenotata» dipende dall’importazione di una prenotazione con il riferimento all’offerta, restituito dal sistema collegato.
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Accogli gli iscritti e costruisci una sequenza tra liste
Con il CRM attivo, le regole sugli Ospiti possono selezionare in base a iscrizione a una lista, parametro o tag, data di nascita, sesso, email e iscrizione a Fast Rewards. I riferimenti temporali sono creazione dell’anagrafica, iscrizione alla lista e compleanno.
Puoi inviare un’email oppure inviare un’email e spostare l’ospite su un’altra lista. Questo permette di costruire un funnel: una sequenza di comunicazioni in cui ogni passaggio prepara il successivo, con tempi e contenuti definiti dalla struttura.
Un esempio è il benvenuto a chi si iscrive alla newsletter: un primo messaggio presenta ciò che rende speciale il soggiorno; un passaggio successivo può sviluppare un’esperienza o invitare a richiedere una proposta. Puoi anche inviare un messaggio di compleanno con un contenuto dedicato.
Le risposte raccolte con Survey possono orientare il percorso: questionari di soddisfazione, domande prima del soggiorno o all’interno di un funnel possono assegnare valori o tag alla scheda ospite. Una preferenza diventa così un criterio di selezione o una condizione che, nelle regole configurate, indirizza il contatto verso una lista di distribuzione. L’associazione tra risposta, tag e lista va definita dalla struttura; non implica un invio immediato o l’acquisizione di un consenso marketing.
Gli invii del funnel compaiono nella lista sorgente, identificati dal badge Funnel, con statistiche di inviati, letti, falliti e disiscritti. La selezione e i consensi vanno verificati per il percorso previsto: la sola presenza di un’anagrafica o di una prenotazione non equivale a un’iscrizione alle comunicazioni marketing.
Accompagna l’ospite prima e dopo il soggiorno
Le regole sulle Prenotazioni richiedono il CRM attivo e lavorano sui dati disponibili dalle integrazioni configurate. Puoi usare stato della prenotazione, presenza in struttura, soggiorno iniziato o terminato, date di arrivo e partenza, valore, notti, tipologia, tariffa, tempo dalla ricezione, canale, sottocanale ed email.
Puoi programmare l’invio di un’email rispetto a ricezione, cancellazione, arrivo, partenza, invio o completamento del check-in online. Questa distinzione permette di preparare contenuti diversi per momenti diversi:
- Prima dell’arrivo: informazioni su come raggiungere la struttura, servizi disponibili e organizzazione del soggiorno, selezionando le prenotazioni pertinenti ed escludendo quelle cancellate quando necessario.
- Per il check-in online: con Fast Check-In attivo, un’email con il link al modulo, per esempio sette giorni prima dell’arrivo, e un eventuale promemoria basato sullo stato di compilazione.
- Dopo la partenza: un ringraziamento e, con Fast Survey disponibile e collegato, il link al questionario.
- Dopo una cancellazione: una comunicazione di ricontatto, se appropriata al caso e ai consensi disponibili, usando la cancellazione come riferimento.
Puoi anche presentare un servizio aggiuntivo coerente con il soggiorno, creando un’occasione di up-selling o cross-selling. Il messaggio racconta una proposta preparata dalla struttura: non attiva da solo la vendita del servizio. Lo stato di check-in online completato indica la compilazione del modulo e resta distinto dall’arrivo fisico dell’ospite.
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Prepara template e lingue per ogni passaggio
Oggetto e contenuti delle aree personalizzabili accompagnano il template scelto per l’azione. I campi dinamici permettono di inserire i dati pertinenti al tipo di messaggio: per esempio, il collegamento all’offerta precedente o il link al check-in.
La lingua del messaggio segue la lingua di contatto dell’ospite: il template scelto deve esistere nella lingua corrispondente. Le versioni disponibili dei template sono italiano, inglese, tedesco e francese; prepara e controlla le versioni necessarie prima di attivare il percorso.
I collegamenti a Fast Check-In, Fast Survey e Fast Rewards vengono inseriti mediante i rispettivi campi dinamici nei template, secondo prodotti attivi e collegamenti disponibili. Anche una sequenza automatica richiede contenuti curati, informazioni aggiornate e un’azione chiara per chi legge.
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Gestisci tempi, sequenze e volume degli invii
Le regole vengono valutate ogni trenta minuti; gli invii risultanti sono programmati e spediti dalla coda. Il tempo impostato si riferisce all’evento scelto, senza garantire un’esecuzione istantanea o la consegna al minuto. Per i percorsi legati alle prenotazioni conta anche la disponibilità dei dati importati dai sistemi collegati.
Puoi collegare le regole attraverso una regola genitore. L’opzione Ultimo della catena impedisce agli elementi generati di innescare altre regole, aiutando a controllare la conclusione del percorso.
Ogni regola può essere abilitata o disabilitata. Se la duplichi, la copia nasce disattivata, così puoi rivederla prima dell’utilizzo. Se la elimini, vengono eliminati anche i suoi invii programmati non ancora spediti.
Quando una regola coinvolge più di 500 elementi, il sistema procede a blocchi di 500 e segnala il volume nell’interfaccia. Questo meccanismo non sostituisce una selezione pertinente: usa l’anteprima per mantenere comprensibili destinatari e scopo di ogni invio.
Controlla gli invii e distingui i segnali dai risultati
Per ogni regola puoi consultare gli elementi generati con destinatario, oggetto, orario programmato, orario di invio e stato dell’email. I messaggi automatici sono distinguibili da quelli manuali negli elenchi e nelle statistiche, con il riferimento Inviata automaticamente.
Il tracciamento registra aperture e click. «Inviata» significa che il server SMTP ha accettato il messaggio, non conferma la consegna nella casella del destinatario. Un’apertura rilevata non prova una lettura umana e un click non equivale a una prenotazione.
Questi dati aiutano a osservare il percorso e rivedere le regole. Per valutare le opportunità commerciali segui anche le conversazioni e le prenotazioni effettive, tenendo conto dei limiti di attribuzione delle offerte.
Un promemoria interno serve invece a ricordare un’attività al team, per esempio verificare un acconto. Non invia automaticamente un messaggio all’ospite: promemoria e Automatismi rispondono a esigenze diverse.
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Partiamo da un percorso che oggi richiede attenzione manuale
Gli Automatismi sulle Offerte appartengono al prodotto base FastReplyMail. Quelli su Ospiti e Prenotazioni richiedono il componente CRM. Il link al check-in e i collegamenti agli altri prodotti della suite richiedono le rispettive funzioni attive e configurate; per liste e invii valgono i limiti del pacchetto previsto per la struttura.
In una demo possiamo partire da un follow-up, da un messaggio prima dell’arrivo o da una sequenza per nuovi iscritti. Definiamo il gruppo, scegliamo il momento e controlliamo l’anteprima: un percorso concreto per dare continuità alla relazione e dedicare il tempo del ricevimento alle conversazioni che richiedono attenzione personale.