Il prossimo soggiorno può cominciare da quello precedente
Un ospite ti contatta dopo un anno. Ricordare che cosa aveva prenotato, quali domande aveva posto e quali servizi aveva utilizzato permette di riprendere il dialogo con attenzione. Per il ricevimento significa avere un contesto da cui partire; per l’ospite, sentirsi riconosciuto.
Il CRM per hotel di FastReplyMail raccoglie nella scheda ospite le informazioni disponibili sulla relazione con la struttura: dati anagrafici, soggiorni, offerte, comunicazioni e preferenze dichiarate. Il team può consultarle per preparare una risposta pertinente e dare continuità all’accoglienza.
Coltivare questa relazione aiuta a sviluppare opportunità di ritorno e di prenotazione diretta, anche quando il primo soggiorno è arrivato da un’OTA. Un contatto diretto può ridurre il peso delle commissioni sulle prenotazioni successive; il margine dipende anche dai costi di acquisizione e gestione. Lo storico sostiene il lavoro commerciale, senza garantire da solo un nuovo soggiorno.
Ritrova i dati dell’ospite in una scheda
La scheda raccoglie nome, cognome, recapiti, indirizzo, lingua e note, con campi dedicati anche ad aziende e agenzie. Puoi organizzare le informazioni tramite parametri e tag, liberi o a scelta multipla, per ritrovarle nelle ricerche e utilizzarle nelle liste e negli automatismi.
Richieste, offerte e prenotazioni alimentano l’anagrafica. Per le prenotazioni, i dati arrivano dai sistemi compatibili configurati: l’importazione è disponibile con 5stelle, HotelNet e SysDat*, con controlli ogni 15 minuti. I contenuti effettivamente disponibili dipendono dall’integrazione; il semplice collegamento di un booking engine per prezzi e disponibilità non equivale all’importazione di tutto lo storico.
La lingua di contatto, usata per scrivere all’ospite, è distinta dalla lingua parlata. Regole configurabili possono determinarla a partire dalle informazioni disponibili, come canale, Paese, nazionalità, dominio email o prefisso telefonico. Puoi vedere l’impatto delle regole prima di applicarle agli ospiti esistenti; le lingue impostate manualmente dall’operatore vengono preservate.
Verifica i collegamenti disponibili per la tua struttura →
Leggi lo storico, prepara un’accoglienza più personale
Nella scheda puoi passare dal profilo alle prenotazioni, con gli extra per categoria, alle offerte e ai messaggi inviati, ai check-in, alle liste di distribuzione e ai familiari o accompagnatori. Il grafico dei canali mostra da dove sono arrivate le prenotazioni registrate.
Note, interessi e preferenze dichiarate aiutano a dare significato a questi dati. Sapere che una persona ha richiesto informazioni sul ristorante o ha espresso una preferenza è un punto di partenza per una conversazione utile: conferma le esigenze del nuovo soggiorno, invece di considerare immutabili quelle del passato.
Le applicazioni collegate possono completare la scheda:
- Fast Check-In raccoglie dati compilati dall’ospite, aggiorna i consensi e collega familiari e accompagnatori all’ospite principale.
- Survey raccoglie risposte con questionari di soddisfazione, brevi questionari prima del soggiorno e domande nei percorsi di email marketing. Quando collegato e configurato, associa alle risposte valori o tag che alimentano le preferenze nella scheda ospite.
- Rewards mostra livello, punti e benefit per gli ospiti presenti nel sistema collegato.
- TraghettiPer rende disponibili i biglietti prenotati per le strutture che utilizzano quell’integrazione.
Le preferenze raccolte con Survey possono diventare filtri per estrarre gruppi omogenei di ospiti, oppure condizioni per indirizzare il contatto verso una lista di distribuzione attraverso regole configurate. Per esempio, una risposta che esprime interesse per la ristorazione può alimentare il tag corrispondente e un percorso di comunicazioni dedicate, secondo i consensi disponibili.
L’insieme dipende dai servizi attivi e dai dati raccolti. Le preferenze non vengono estratte automaticamente dalle offerte: il valore sta nelle informazioni disponibili e nella capacità del team di usarle con attenzione.
Comprendi il valore della relazione con i dati registrati
Il riepilogo mostra prenotazioni, notti, cancellazioni, ricavi delle prenotazioni, ricavi degli extra, ADR e check-in effettuati. L’ADR è la tariffa media giornaliera: insieme alla frequenza dei soggiorni e ai servizi acquistati, aiuta a leggere il rapporto commerciale nel tempo.
I valori economici si basano sulle prenotazioni importate dal PMS e sui dati disponibili. Descrivono quanto è stato registrato presso la struttura, non il patrimonio o la capacità finanziaria generale dell’ospite. Ricavi ed extra non coincidono con il profitto: per valutare la redditività occorre considerare anche i costi.
Questa lettura può aiutarti a riconoscere ospiti abituali, osservare l’utilizzo dei servizi e preparare proposte di soggiorno più pertinenti. Il punto è valorizzare la relazione, senza ridurla a una sola cifra.
Usa la sintesi AI per orientarti nello storico
Con le funzionalità AI attive, la scheda presenta un punteggio da 0 a 100 con un’etichetta riepilogativa e cinque dimensioni: valore economico, fedeltà, affidabilità, canale e marketing. Il punteggio è calcolato con regole; la sintesi testuale è invece generata dall’AI ed è rigenerabile.
Il breve resoconto aiuta il team a orientarsi fra le informazioni disponibili prima di una risposta o di un’accoglienza. Leggilo insieme allo storico e alle preferenze raccolte, verificando i dettagli utili alla decisione: una sintesi non sostituisce la conoscenza dell’ospite né la conversazione con lui.
Scopri le funzionalità di intelligenza artificiale →
Dalla scheda alla prossima proposta diretta
L’azione Invia offerta apre il Composer con i dati dell’ospite precompilati. Nel lavoro di composizione puoi ritrovare l’ultima tipologia e tariffa prenotate, quando disponibili, e usarle come riferimento da confermare per la nuova richiesta.
Un esempio: un ospite abituale chiede di tornare con la famiglia. Consulti lo storico, verifichi chi parteciperà al soggiorno e costruisci una proposta adatta alle nuove esigenze. Template, contenuti e disponibilità del sistema collegato aiutano a presentare il valore dell’offerta; con il booking engine interfacciato, ogni tariffa ha il proprio pulsante per finalizzare la prenotazione.
Puoi anche contattare l’ospite tramite WhatsApp, scegliendo un template testuale e verificandone l’anteprima. L’azione apre l’app o WhatsApp Web per completare l’invio: non è un invio automatico né una casella di conversazioni integrata.
Le attività pianificate permettono di annotare titolo, scadenza e note legati all’ospite. Le segnalazioni delle attività scadute aiutano a ricordare ciò che resta da fare; sono promemoria operativi nel gestionale.
Approfondisci le offerte personalizzate → · Scopri attività e promemoria →
Trova gli ospiti a cui proporre qualcosa di pertinente
I filtri combinabili permettono di passare dall’archivio a un gruppo di contatti con caratteristiche utili alla comunicazione. Puoi cercare per lingua, tipo, parametri, ospiti presenti in struttura quando il dato è disponibile, prenotazioni passate o future, date di arrivo e partenza e canale di prenotazione.
Puoi affinare la ricerca con numero di prenotazioni, ricavo registrato, durata media del soggiorno, categorie di extra acquistati, iscrizione e livello Rewards o presenza di un biglietto del traghetto, dove disponibili. È prevista anche l’esclusione degli indirizzi tecnici dei portali.
Per esempio, puoi individuare ospiti che hanno già soggiornato in un certo periodo e preparare una comunicazione nella loro lingua per presentare una nuova occasione di ritorno. Dai risultati crei una lista di distribuzione, oppure aggiungi singoli ospiti a una lista. Le liste dinamiche possono aggiornarsi sulla base dei filtri salvati.
Per impostazione predefinita le liste considerano il consenso newsletter/marketing. Verifica destinatari, consensi e contenuto prima dell’invio, entro i limiti del pacchetto attivo. Una selezione pertinente aiuta a mantenere il contatto nel tempo e a sviluppare la fidelizzazione.
Approfondisci newsletter e liste →
Mantieni ordinata l’anagrafica
Il sistema segnala possibili duplicati con la stessa email nella struttura. L’unione guidata consente di confrontare i campi e scegliere la scheda su cui trasferire offerte, prenotazioni, check-in, messaggi e liste. È disponibile anche l’unione automatica giornaliera, da attivare per la struttura.
Puoi importare anagrafiche da CSV con anteprima e segnalazione dei contatti già presenti. Lo storico delle modifiche mostra chi ha aggiornato la scheda e quando: un aiuto per mantenere continuità nel lavoro del team.
La scheda registra i consensi su tre livelli — trattamento dei dati essenziali, newsletter/WhatsApp/marketing e cessione a terzi — insieme alla data dell’ultimo aggiornamento. Signature raccoglie e archivia questi tre livelli di consenso già nel check-in online e ne restituisce l’esito al CRM. Permette inoltre di gestire manleve per servizi come l’ingresso alla SPA o il noleggio bici, con archiviazione dei documenti firmati e dei PDF. Per ogni documento acquisito, viene inviata una notifica sia all’hotel sia al cliente che lo ha sottoscritto. Anche i widget possono contribuire alla raccolta, secondo i servizi utilizzati. Nel CRM queste informazioni supportano la creazione delle liste e la selezione dei destinatari delle comunicazioni promozionali in base alle scelte espresse. Dal percorso di disiscrizione delle email, l’ospite può uscire dalla singola lista oppure richiedere la cancellazione completa dei propri dati.
Costruiamo la continuità tra un soggiorno e il successivo
Il CRM è un componente attivabile di FastReplyMail. Fast Check-In e funzionalità AI sono componenti distinti; le informazioni provenienti da PMS, Survey, Rewards e altri servizi richiedono collegamenti e configurazioni pertinenti.
Partiamo dai sistemi che utilizzi e da come gestisci oggi i contatti. In una demo possiamo mostrarti come ritrovare lo storico, preparare un’offerta personale e individuare gli ospiti con cui continuare la relazione: occasioni concrete per sviluppare il canale diretto e dare valore a chi sceglie di tornare.