Una base riconoscibile, una risposta personale
Quando arrivano più richieste insieme, riscrivere presentazioni e informazioni ricorrenti sottrae attenzione alle domande dell’ospite. Una base ben preparata aiuta il ricevimento a comunicare con continuità, lasciando spazio alla parte più importante: spiegare perché quel soggiorno è adatto a quella persona.
I template di FastReplyMail sono modelli per offerte, newsletter e messaggi di check-in. Raccolgono grafica, dati dinamici e aree da personalizzare. Le scorciatoie sono invece pulsanti che velocizzano la compilazione nel Composer, la schermata in cui prepari l’offerta.
Presentare con chiarezza camere, servizi e condizioni aiuta l’ospite a valutare il valore della proposta diretta, oltre al prezzo. È un modo concreto per sostenere le opportunità di prenotazione sul canale della struttura e dedicare meno lavoro alle operazioni ripetitive. La riduzione delle commissioni di intermediazione può contribuire al margine; l’esito commerciale dipende anche dall’offerta e dalla relazione con l’ospite.
Scegli il formato adatto al messaggio
Una proposta di soggiorno, un breve seguito alla conversazione e un messaggio WhatsApp hanno esigenze diverse. Puoi preparare tre formati di template.
HTML: dai spazio all’immagine della struttura
L’editor visuale permette di comporre il modello con blocchi trascinabili, immagini caricate e contenuti. Parti da cinque template base, da Fast 1 a Fast 5, oppure incolla il codice di un tuo modello HTML. Sono disponibili anche modifica del codice e lavoro a schermo intero.
È il formato per offerte e newsletter con una presentazione grafica completa. Puoi valorizzare la struttura con fotografie pertinenti e una gerarchia chiara delle informazioni, usando immagini di cui possiedi i diritti. I cinque modelli sono il punto di partenza: gli altri template vengono creati dalla struttura o dal supporto.
Semplificato: rendi immediata la risposta
L’editor di testo formattato offre grassetto, corsivo, link, elenchi, colori e font. È utile per email essenziali, follow-up e messaggi che rimandano a un’offerta precedente, quando serve dare risalto alla risposta e al passo successivo.
Testo: prepara la conversazione su WhatsApp
Il formato di testo semplice serve per i messaggi WhatsApp dal CRM. Prepari contenuti riutilizzabili mantenendo un tono adatto alla conversazione. L’apertura di WhatsApp o WhatsApp Web con testo precompilato lascia all’operatore la verifica e l’invio.
Una semplice email, con lo stile della tua struttura
Accanto ai template grafici per le offerte di soggiorno, puoi utilizzare un modello di carta intestata con intestazione e piè di pagina già predisposti. Scrivi il corpo del messaggio a mano oppure fallo preparare dall’AI, poi rileggi, personalizza e invia come una normale email.
Fai lavorare insieme dati e parole
I campi dinamici, chiamati shortcode, sono segnaposto che vengono sostituiti al momento dell’invio. Puoi inserire nel modello informazioni come nome e cognome dell’ospite, date del soggiorno, numero di notti, adulti, bambini ed età, animali e validità dell’offerta.
Per esempio, un saluto con [[name]] e un riepilogo con [[checkin]] e [[checkout]] utilizzano i dati disponibili per l’offerta. La legenda degli shortcode aiuta a scegliere quelli pertinenti: i messaggi relativi alle prenotazioni hanno campi dedicati, come date, riferimento e totale della prenotazione.
Le aree di testo modificabili lasciano invece spazio alla risposta personale, conservando la grafica del template. Qui puoi spiegare una soluzione, rispondere a una domanda o raccontare un servizio utile al soggiorno richiesto. Sono utilizzabili nel Composer, negli invii da lista e negli automatismi, secondo le funzioni attive.
Con le integrazioni compatibili, il template può includere l’elenco delle sistemazioni disponibili con prezzi e link. Con il booking engine interfacciato, ogni tariffa della proposta ha il proprio pulsante per finalizzare la prenotazione. Informazioni disponibili e dati trasferiti dipendono dal collegamento configurato.
Sono previsti anche campi per il nome e il sito della struttura, i social e, con i servizi pertinenti attivi e collegati, il check-in online, i questionari Survey e l’iscrizione Rewards. La presenza di un campo nel modello non attiva da sola il relativo servizio.
Vedi come si compone un’offerta personalizzata →
Prepara le lingue e lascia emergere i template pertinenti
Ogni template ha una lingua: italiano, inglese, tedesco o francese. Per usare lo stesso modello in quattro lingue prepari quattro versioni; la scelta tiene conto della lingua dell’ospite. Questo permette di curare tono e informazioni per ciascun pubblico, senza considerare il modello una traduzione automatica di tutti i contenuti.
Le regole di suggerimento aiutano a orientarsi tra i modelli preparati. Puoi configurare condizioni su numero di sistemazioni, adulti, bambini e occupanti totali, date di arrivo e partenza, animali, disponibilità, codici di tipologia e tariffa. Nel Composer, i modelli corrispondenti vengono mostrati fra i Template suggeriti.
Per una richiesta con bambini, ad esempio, puoi predisporre un template famiglia che valorizzi i servizi realmente disponibili. Per un periodo senza disponibilità puoi preparare una risposta pertinente a quella situazione. Sono contenuti e regole definiti dalla struttura: il suggerimento aiuta la scelta dell’operatore, che controlla la proposta prima dell’invio.
Riutilizza i contenuti con le scorciatoie
Una spiegazione sul ristorante, le indicazioni per arrivare o una risposta ricorrente possono diventare contenuti pronti da richiamare. Le scorciatoie si presentano come pulsanti nel Composer, organizzabili con etichetta, colore, categoria e lingua. Puoi aggiungere note, abilitarle e ordinarle trascinandole.
Le scorciatoie di contenuto compilano testi e dati: titolo, oggetto, date, codice sconto, validità, sistemazioni, adulti, bambini ed età, tipologie e area personalizzabile. In base alla configurazione, il contenuto può sostituire, aggiungersi o essere anteposto a quello già presente, con un separatore.
Un esempio: l’ospite chiede se può cenare in struttura. Richiami la descrizione aggiornata del ristorante e la completi con la risposta alla sua domanda. Il testo riutilizzato resta una base da verificare: servizi, date e condizioni devono corrispondere al soggiorno proposto.
È un aiuto anche per la continuità del lavoro al ricevimento: le informazioni ricorrenti possono essere preparate con cura e richiamate dagli operatori, mantenendo attenzione alla singola conversazione.
Dai istruzioni all’AI, poi verifica la bozza
Le scorciatoie prompt AI hanno uno scopo diverso dai testi pronti: aggiungono istruzioni, per esempio sul tono formale o sull’attenzione a un cliente abituale. Si accumulano come tag e valgono per la generazione successiva, solo con il componente AI attivo.
L’assistente prepara una bozza nelle aree personalizzabili usando le informazioni della Knowledge Base della struttura e i dati disponibili dalla richiesta e dalle integrazioni. L’operatore controlla il testo, lo modifica o lo rigenera prima dell’invio.
Il template definisce la presentazione, la scorciatoia richiama un contenuto o un’istruzione, l’AI sostiene la scrittura. Tenere distinti questi strumenti aiuta a scegliere quanto riutilizzare e dove serve una risposta dedicata.
Approfondisci l’intelligenza artificiale →
Organizza i modelli per usarli nel momento giusto
Il tipo di messaggio — Offerta, Messaggio/Newsletter o Check-In — determina dove il template può essere selezionato: Composer, liste di distribuzione, automatismi o invio del check-in. Nome, descrizione e note aiutano a riconoscerlo; puoi gestire abilitazione, stato bozza e impostazione come predefinito, oltre a duplicare un modello per prepararne una variante.
Prima di usare un nuovo template in un’offerta, controlla l’anteprima con dati pertinenti: destinatario, lingua, date, contenuti e collegamenti devono essere coerenti. Quando cambiano un servizio o una condizione, rivedi anche i testi riutilizzabili che li descrivono.
Template e scorciatoie fanno parte del prodotto base FastReplyMail. Le newsletter richiedono il CRM, l’invio del link di check-in richiede Fast Check-In e le funzionalità AI richiedono il relativo componente. Gli automatismi sulle offerte sono nel prodotto base; quelli su ospiti e prenotazioni richiedono il CRM.
Scopri newsletter e liste → · Esplora le automazioni →
Partiamo dai messaggi che scrivi ogni giorno
Una richiesta tipica, una domanda ricorrente e una comunicazione prima dell’arrivo sono un buon punto di partenza. Possiamo vedere insieme quali parti rendere riutilizzabili, dove inserire i dati dinamici e quale spazio riservare alla risposta personale.
L’obiettivo è una comunicazione che faccia riconoscere la tua struttura e renda chiaro il valore della proposta: meno lavoro ripetitivo per il ricevimento, più attenzione alla relazione che può portare a una prenotazione diretta e a un nuovo soggiorno.