Trasforma una richiesta in una risposta che tenga conto dell’ospite
Un’email può chiedere disponibilità, ma anche informazioni su una culla, un animale al seguito o un servizio della struttura. Preparare una buona risposta significa tenere insieme queste domande, la proposta di soggiorno e il tono con cui vuoi accogliere il futuro ospite.
L’assistente AI di FastReplyMail prepara una bozza usando le informazioni della struttura e i dati disponibili dalle integrazioni. Il lavoro parte dal contesto della richiesta e si conclude con la verifica dell’operatore prima dell’invio.
Una risposta curata può rendere più chiara la proposta, valorizzare i servizi pertinenti e sostenere la conversazione sul canale diretto. L’AI aiuta nella preparazione del testo; il team dedica attenzione alla scelta commerciale e alla relazione, senza perdere il controllo di ciò che viene comunicato.
Genera una bozza nel Composer, poi rendila tua
Nelle aree personalizzabili del template trovi il comando Genera con AI. Il testo viene preparato nella lingua selezionata e inserito nell’editor, mantenendo la struttura grafica del modello scelto.
L’assistente può utilizzare il destinatario, le date, le sistemazioni richieste, il canale di provenienza e il messaggio originale del cliente. Tiene inoltre conto delle sistemazioni con prezzi e link disponibili dal booking engine, dello storico presente nel CRM, delle regole della struttura e delle istruzioni scelte dall’operatore.
Puoi accettare, modificare o rigenerare il testo. Prima di inviare, controlli l’offerta nell’anteprima del Composer: domande dell’ospite, date, importi, servizi citati e collegamenti devono corrispondere alla proposta che vuoi fare.
La disponibilità e i prezzi dipendono dalle capacità del booking engine collegato. L’AI non stabilisce le tariffe e le istruzioni che le chiedono di attenersi ai dati disponibili non sono una garanzia di assenza di errori.
Scopri il percorso delle offerte personalizzate →
Usa il contesto per rispondere alle domande che contano
Prima di scrivere, l’assistente analizza la richiesta per individuare domande esplicite, esigenze particolari, tono e urgenza. Usa questa analisi per cercare nella Knowledge Base le informazioni più pertinenti alla risposta.
Per esempio, una famiglia chiede una camera per determinate date e vuole sapere se può avere una culla. L’assistente può lavorare sui dati del soggiorno, sulle sistemazioni disponibili dall’integrazione e sulle informazioni relative alle culle presenti nella Knowledge Base. Il ricevimento verifica la proposta e le condizioni effettive prima di confermarle all’ospite.
Se il contatto è già presente nel CRM, la bozza può utilizzare ultime prenotazioni, tag e note e fare riferimento alla sua fedeltà. Questo aiuta a riprendere il contesto di una relazione già avviata, invece di trattare ogni richiesta come il primo contatto.
L’analisi del messaggio per preparare la risposta non va confusa con la creazione automatica di nuove preferenze nella scheda ospite. La personalizzazione si basa sui dati disponibili e sulle indicazioni fornite.
Costruisci la Knowledge Base della tua struttura
La Knowledge Base è l’archivio di informazioni della struttura che l’assistente consulta per preparare le risposte. Organizza ciò che il team deve poter raccontare: descrizione dell’hotel, camere, servizi, prezzi, politiche, territorio e domande frequenti, oltre ad altri contenuti utili.
Ogni documento ha un tipo e una lingua. Puoi aggiungere informazioni in tre modi:
- Incollare un testo, per esempio una descrizione dei servizi o le risposte alle domande più comuni.
- Caricare un file PDF, TXT o Markdown fino a 10 MB, anche trascinandolo nell’area di caricamento.
- Inserire l’URL di una pagina del sito, per importarne il contenuto.
Una Knowledge Base utile contiene informazioni chiare e aggiornate. Se cambiano orari, condizioni o servizi, rivedi i documenti pertinenti: aggiorna anche i contenuti già importati dal sito, così l’assistente dispone delle informazioni corrette.
I documenti di tipo Prezzi possono fornire informazioni di contesto, ma non sostituiscono i dati di disponibilità e tariffa forniti dall’integrazione per il soggiorno richiesto. Mantieni coerenti le fonti e controlla sempre la proposta finale.
Verifica cosa trova l’assistente e mantieni l’archivio aggiornato
La pagina di gestione mostra lo stato della Knowledge Base — vuota, in costruzione, pronta o in errore — insieme al numero di documenti e all’ultima ricostruzione. Puoi filtrare l’elenco per tipo e lingua ed eliminare documenti da rimuovere dall’archivio.
La ricerca di prova permette di controllare quali informazioni vengono recuperate per una o più domande, regolando numero di risultati, soglia minima di pertinenza, lingua e tipo di documento. È un modo concreto per verificare se la base contiene ciò che serve al ricevimento.
Durante la ricostruzione viene preparata una nuova versione, mentre la precedente resta attiva. Gli operatori possono quindi continuare a utilizzare la versione disponibile durante l’aggiornamento.
Il servizio che gestisce la Knowledge Base è configurato dal supporto. Per la struttura, il lavoro consiste nel predisporre i contenuti, verificarli e mantenerli utili alle comunicazioni con gli ospiti.
Dai alla comunicazione il tono della struttura
Puoi impostare regole permanenti per la struttura: tono, firma, informazioni da includere e indicazioni su cosa evitare. Le ricerche fisse nella Knowledge Base permettono di recuperare a ogni offerta determinati argomenti, per esempio la descrizione del ristorante o una convenzione disponibile.
Per la singola risposta puoi aggiungere istruzioni libere o scegliere scorciatoie prompt, come un tono formale, un riferimento all’ospite abituale o l’indicazione di non menzionare un servizio. Le scorciatoie selezionate si accumulano e valgono per la generazione successiva.
Le istruzioni aiutano a orientare la bozza, ma il controllo del testo resta essenziale. Una comunicazione riconoscibile nasce dall’unione tra informazioni corrette, regole chiare e attenzione dell’operatore.
Approfondisci template e scorciatoie →
Dall’email ai dati dell’offerta, con meno ricopiature
Dalle caselle collegate, il comando Rispondi con un’offerta apre il Composer. Con le funzionalità AI attive, l’assistente può estrarre dal testo dell’email nome, cognome, email, telefono, arrivo, partenza, adulti, età dei bambini, animali e trattamento richiesto, quando presenti.
Il percorso è disponibile per email di portali e clienti. Il corpo del messaggio viene riportato nelle note del cliente e il testo originale resta consultabile durante la composizione, così puoi confrontarlo con i campi precompilati.
Questo passaggio riduce il lavoro di trascrizione e permette di concentrarsi prima sulla proposta. Controlla i dati estratti, soprattutto quando le date sono alternative, una richiesta è incompleta o un dettaglio può avere più interpretazioni.
L’estrazione serve a preparare l’offerta: non invia autonomamente la risposta e non sostituisce la verifica del soggiorno richiesto.
Scopri la gestione delle email →
Ritrova il contesto della relazione nella scheda ospite
Con CRM e funzionalità AI attivi, la scheda ospite affianca allo storico un profilo sintetico. Il punteggio complessivo da 0 a 100, con etichetta Top, Buono, Medio o Occasionale, deriva da regole definite e da cinque dimensioni: valore economico, fedeltà, affidabilità, canale strategico e relazione marketing.
I punteggi sono calcolati; la sintesi testuale è generata dall’AI. Il riepilogo è in italiano, viene memorizzato per 24 ore e può essere rigenerato su richiesta. Aiuta l’operatore a orientarsi nelle informazioni della scheda e a riprendere la conversazione con un ospite conosciuto.
Il valore economico riguarda i ricavi e gli altri dati registrati della relazione con la struttura, non una stima della ricchezza personale. Preferenze dichiarate, storico e importi restano i riferimenti da consultare per preparare una proposta pertinente.
Per costruire gruppi di destinatari, il lavoro continua attraverso i filtri e le liste del CRM: il profilo sintetico non sceglie autonomamente campagne o destinatari.
Tieni sotto controllo utilizzo e costi
La dashboard Utilizzo AI della struttura mostra numero di chiamate, token utilizzati, costo del periodo e totale, suddivisione per funzionalità e modello e andamento giornaliero. Nella dashboard principale è disponibile anche il costo AI degli ultimi trenta giorni.
Ogni chiamata viene registrata con funzionalità, modello, token e costo in euro. Puoi così osservare quali attività utilizzano maggiormente il servizio e seguire l’andamento nel tempo.
A livello di amministrazione del sistema sono disponibili riepiloghi per struttura e proprietario, gestione dei periodi di utilizzo da contabilizzare e un report mensile via email ai destinatari configurati. Questi strumenti amministrativi sono distinti dalla vista operativa della singola struttura.
La registrazione dei costi supporta una gestione a consumo, ma non definisce da sola il prezzo commerciale. Canone, modalità di addebito ed eventuali soglie devono essere concordati per la configurazione scelta.
Partiamo da una richiesta reale della tua struttura
Le Funzionalità AI sono un componente attivabile per struttura. Per usare lo storico e il profilo ospite serve anche il CRM; i dati di disponibilità e prezzo dipendono dal booking engine collegato. La Knowledge Base richiede configurazione e contenuti della struttura.
In una demo possiamo seguire una richiesta dall’email alla bozza: quali dati vengono riconosciuti, quali informazioni vengono recuperate, come orientare il tono e cosa verificare prima dell’invio. Vediamo anche il profilo ospite e gli strumenti per controllare l’utilizzo.
L’obiettivo è aiutare il ricevimento a preparare risposte più pertinenti e dare spazio alla qualità della conversazione: una base concreta per coltivare fiducia, fidelizzazione e opportunità di prenotazione diretta.