Dai valore all’interesse che hai già conquistato
Il sito, una campagna o un portale hanno portato un potenziale ospite a contattarti. Ora la qualità della risposta entra nel percorso di scelta: ritrovare la richiesta, capire le esigenze e proporre un soggiorno pertinente è un’occasione commerciale da seguire con cura.
FastReplyMail è il software per gestire le richieste di preventivo e preparare offerte personalizzate per hotel e strutture ricettive. Riunisce le richieste dei canali collegati in una coda di lavoro e mette a disposizione gli strumenti per passare dal contatto alla proposta.
Sviluppare questo percorso aiuta a creare più opportunità di prenotazione diretta e a ridurre la dipendenza dalle OTA, le agenzie di viaggio online. Una vendita diretta può ridurre il peso delle commissioni di intermediazione; la sua convenienza va valutata anche considerando i costi del proprio marketing e degli strumenti utilizzati. Il valore è costruire un rapporto con l’ospite e lavorare sulla marginalità, oltre che sui ricavi.
Da dove arrivano le richieste
Dal sito e dalle landing page
Il form preventivo FastReply raccoglie date, sistemazioni, adulti, bambini ed età, recapiti e note. La richiesta entra nel gestionale nel canale Web Form, con il nome del form che l’ha generata: un riferimento utile per riconoscere la pagina o la campagna di provenienza. Puoi personalizzare lingua, colori e opzioni del form da incorporare nel tuo sito.
Dai portali e dai sistemi collegati
I connettori configurati raccolgono le richieste dei portali supportati. Alcuni, come Dolomiti.it, Trentino.com e YesAlps, vengono interrogati periodicamente, ogni 15 minuti; altri, come Infoelba.it e isoladelbaonline.it, inviano le richieste attraverso un collegamento API. I canali si configurano per struttura: durante l’attivazione si verifica quali collegamenti servono e sono disponibili. Non tutti i portali sono OTA e non tutte le richieste sono esclusive: il tipo può distinguere anche quelle inviate a più strutture.
Dalle caselle email
Leggi i messaggi nelle caselle collegate al gestionale e seleziona «Rispondi con un’offerta». Il sistema usa l’AI per estrarre i dati disponibili dall’email e aprire il Composer con il messaggio originale a fianco. Verifica nomi, date e occupanti prima di procedere: riduci la ricopiatura e mantieni il controllo della risposta. La casella serve a leggere i messaggi e trasformarli in offerte; non sostituisce tutte le funzioni di un client di posta.
Da una conversazione telefonica
Puoi avviare un’offerta e registrare il telefono come canale di origine. Digitando il cognome, con il CRM disponibile ritrovi gli ospiti suggeriti e puoi recuperare i dati già presenti, insieme all’ultima tipologia e tariffa prenotate se disponibili. Hai un punto di partenza per riconoscere chi ritorna e fare una proposta pertinente, confermando sempre le esigenze del nuovo soggiorno.
Individua le richieste che aspettano una risposta
L’elenco si filtra per canale, stato, tipo, mittente e data. Puoi concentrarti sulle richieste ricevute, distinguere quelle a cui hai già risposto e consultare le informazioni disponibili: date, adulti, bambini ed età, sistemazioni, animali, note, lingua e telefono.
Due contatori restano visibili nel gestionale: le richieste senza risposta e quelle ancora da gestire ricevute da più di 24 ore. Ti aiutano a individuare gli arretrati e organizzare il lavoro della reception, anche quando aumentano i contatti da seguire.
Le richieste con data di arrivo trascorsa da oltre sette giorni vengono nascoste dall’elenco ordinario. Puoi ritrovarle con l’opzione «Includi richieste scadute».
Passa dalla richiesta a una proposta pertinente
Con «Rispondi» apri il Composer, lo strumento di composizione dell’offerta, con i dati della richiesta già disponibili e il testo originale a fianco. Non devi ricostruire il contesto mentre prepari la proposta.
Scegli le sistemazioni, il template e i contenuti adatti. Dove il booking engine collegato lo supporta, consulta disponibilità e prezzi e inserisci i link che accompagnano l’ospite alla prenotazione. Controlla l’anteprima prima di inviare: l’obiettivo è rendere chiaro perché il soggiorno proposto risponde alle sue esigenze e quale passo compiere per prenotare.
Dopo l’invio dell’offerta, la richiesta passa allo stato «Risposta inviata». Se non puoi formulare una proposta, puoi archiviare l’offerta indicando una delle motivazioni configurate, ad esempio il periodo non disponibile. La richiesta esce dalla coda delle non gestite, ma l’archiviazione non viene conteggiata come risposta inviata.
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Osserva il percorso dalla richiesta alla prenotazione
La dashboard mostra richieste per canale, risposte inviate e tempi medi di risposta, anche per operatore. Puoi così osservare da dove arriva il lavoro commerciale e quanto tempo impieghi a rispondere. Il tempo medio considera solo le richieste con un’offerta effettivamente inviata: va letto insieme al numero di richieste ancora senza risposta.
Quando il sistema collegato importa una prenotazione con il riferimento dell’offerta, puoi seguirne il collegamento con la richiesta iniziale. L’attribuzione dipende dall’integrazione e non comprende automaticamente le prenotazioni concluse per altre vie.
Questi dati aiutano a valutare il percorso commerciale. Per stabilire quali canali portano più margine, occorre affiancare alle prenotazioni anche i relativi costi di acquisizione e intermediazione.
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Il primo contatto può diventare una relazione che continua
Una richiesta ben seguita è il punto di partenza. Con il componente CRM puoi ritrovare l’ospite e le informazioni disponibili sulla relazione; con le funzionalità di comunicazione attive puoi sviluppare occasioni di ricontatto, nel rispetto dei consensi registrati.
È così che gestione delle richieste, conoscenza dell’ospite e fidelizzazione si collegano: creare le condizioni perché chi ti ha scelto possa tornare a prenotare direttamente. Più continuità nel rapporto, più occasioni per valorizzare la tua offerta e lavorare su ricavi e marginalità.
Una configurazione costruita sui tuoi canali
La gestione delle richieste, le offerte, i template e le caselle di posta fanno parte del punto di partenza di FastReplyMail. Il CRM e altre funzionalità sono componenti attivabili; i collegamenti ai sistemi della struttura vanno verificati prima di definire la configurazione.
Per una demo utile, raccontaci da dove arrivano le richieste, quale booking engine utilizzi e come lavora oggi la reception. Vedremo insieme il percorso dalla ricezione alla proposta e i punti in cui FastReplyMail può aiutarti a sviluppare il canale diretto.