Dalla conferma al benvenuto, senza perdere il filo
Una prenotazione è l’inizio della preparazione del soggiorno. Il ricevimento deve sapere chi arriva, quando, con quali sistemazioni e quali servizi, mentre l’ospite vuole ricevere indicazioni chiare per organizzare il viaggio.
FastReplyMail collega le prenotazioni importate alla scheda ospite e, con Fast Check-In attivo, permette di raccogliere online i dati prima dell’arrivo. Informazioni sul soggiorno, comunicazioni e check-in si ritrovano nello stesso percorso di lavoro.
Anticipare la raccolta dei dati aiuta a ridurre le trascrizioni al banco e a preparare l’accoglienza. Il contatto prima dell’arrivo è anche un’occasione per presentare servizi pertinenti e iniziare una relazione che può continuare dopo la partenza, sostenendo la fidelizzazione e le future opportunità di prenotazione diretta.
Dal check-in al PMS, senza reinserire i dati
Con l’interfaccia PMS configurata per questo percorso, i dati compilati dall’ospite nel check-in online vengono passati al gestionale, come 5stelle* o SysDat. Il PMS può quindi utilizzare la propria funzione per inviare le schede di pubblica sicurezza (schede PS).
Per il ricevimento il vantaggio è concreto: non occorre reinserire manualmente nel PMS i dati già raccolti online. L’ospite li compila prima dell’arrivo e il team li ritrova nel sistema con cui lavora. Il passaggio e le funzioni di invio dipendono dall’interfaccia e dal PMS configurati per la struttura.
Dall’alias OTA all’email diretta dell’ospite
Una prenotazione da un’OTA porta spesso un indirizzo email alias fornito dal portale. Con il check-in online, l’email diretta indicata dall’ospite sostituisce l’alias OTA: la struttura acquisisce un recapito con cui continuare la conversazione anche dopo il soggiorno.
È un passaggio importante per costruire una relazione propria con chi ha conosciuto l’hotel attraverso un intermediario. Puoi utilizzare il contatto per le comunicazioni future e, secondo i consensi disponibili, per proposte pertinenti e occasioni di ritorno sul canale diretto.
Il primo soggiorno può arrivare da un portale; il successivo può nascere dalla relazione con la tua struttura. L’indirizzo diretto rende possibile coltivarla nel tempo. La raccolta dell’email non costituisce da sola un consenso alle comunicazioni marketing.
Ritrova le prenotazioni dei sistemi collegati
L’importazione automatica delle prenotazioni è disponibile tramite 5stelle, HotelNet e SysDat*, con interrogazioni ogni 15 minuti. Il collegamento va configurato per la struttura e le informazioni disponibili variano secondo il sistema utilizzato.
Le prenotazioni possono portare intestatario, date, sistemazioni, tipologie, tariffe, trattamenti, canale e sottocanale, importi e stato. I dati sugli extra e sulla produzione sono previsti dai connettori 5stelle* e SysDat; SysDat può comunicare anche lo stato di ospite presente in struttura. I cambi camera e le sotto-prenotazioni sono raggruppati sotto la prenotazione principale.
Il sistema riconosce le prenotazioni attraverso canale e numero di prenotazione per gestire i duplicati. I dati ricevuti creano o aggiornano l’anagrafica dell’ospite nel CRM, includendo nazionalità e lingua quando disponibili.
Importare una prenotazione è una funzione distinta dalla verifica di disponibilità. Altri booking engine possono fornire prezzi, disponibilità o link per prenotare senza importare le prenotazioni nel CRM. Durante la demo verifichiamo il percorso supportato dal tuo sistema.
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Consulta soggiorni, stati e attività da un unico contesto
Nell’elenco puoi filtrare per ospite, stato, canale e sottocanale, date di arrivo e partenza e struttura. Nella scheda trovi periodo, notti, numero di prenotazione, importi, sistemazioni, eventuali cambi camera ed extra, insieme alle attività pianificate e ai check-in registrati.
Gli stati aiutano a seguire il percorso: Prenotata, Modificata, Check-in inviato, Check-in effettuato e Cancellata. Lo stato di presenza in struttura è disponibile dove comunicato dal PMS. In Fast Check-In, «Check-in effettuato» indica che l’ospite ha completato il modulo online: va distinto dal suo arrivo fisico in hotel.
Puoi affiancare alla prenotazione attività con scadenza e note, per ricordare al team una preparazione o un contatto da gestire. Il contesto del soggiorno rimane così vicino alle informazioni operative.
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Collega la prenotazione alla proposta che l’ha generata
Con il booking engine interfacciato, ogni tariffa della proposta dispone del proprio pulsante per finalizzare la prenotazione. Per riconoscere il risultato in FastReplyMail, il sistema che importa la prenotazione deve restituire il riferimento all’offerta contenuto nel link.
Quando questa informazione arriva dal sistema compatibile, l’offerta passa allo stato Prenotata e la scheda prenotazione indica che è stata generata da un’offerta. Una prenotazione conclusa per un’altra via, ad esempio al telefono, non viene attribuita automaticamente.
È un collegamento utile per osservare le opportunità sviluppate dal canale diretto. Le statistiche delle prenotazioni permettono inoltre di consultare ricavi, cancellazioni e produzione per canale, filtrando per periodo di ricezione o soggiorno, tipologia e tariffa. I dati riguardano le prenotazioni importate; i ricavi non coincidono con il margine, che richiede di considerare anche i costi.
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Invita l’ospite a preparare il check-in prima di partire
Dalla scheda prenotazione puoi inviare un’email con il link Fast Check-In, usando un template di tipo Check-In. La prenotazione passa allo stato «Check-in inviato». Puoi anche inserire il link nei messaggi degli automatismi tramite il campo dinamico dedicato.
Il modulo si apre da smartphone ed è disponibile in italiano, inglese, tedesco e francese. L’intestazione è personalizzabile per la struttura e per lingua; il riepilogo mostra date, notti, camere e intestatario della prenotazione.
L’ospite può compilare i dati con calma prima dell’arrivo, senza concentrare tutta la raccolta al ricevimento. Per una famiglia o un gruppo, questo permette di preparare anche le informazioni degli accompagnatori nello stesso percorso.
Scopri come preparare template e contenuti →
Raccogli i dati dell’ospite e degli accompagnatori
Il modulo distingue l’ospite principale, capofamiglia o capogruppo, dagli accompagnatori. Raccoglie dati anagrafici, cittadinanza, luogo e data di nascita, residenza e informazioni sul documento, secondo i campi previsti dal formato Alloggiati Web. La ricerca dei Comuni italiani e degli Stati usa le tabelle disponibili nel sistema.
Il percorso comprende l’informativa privacy, la raccolta dei consensi e la firma su schermo. Con Signature collegato, il modulo FastPrivacy raccoglie le scelte dell’ospite nei tre livelli gestiti dalla suite:
- Trattamento dei dati essenziali.
- Newsletter, WhatsApp e comunicazioni marketing.
- Cessione a terzi.
Al completamento, Signature archivia automaticamente il documento firmato e il relativo PDF e restituisce al CRM l’esito dei consensi. Per ogni documento acquisito, viene inviata una notifica sia all’hotel sia al cliente che lo ha sottoscritto. Le scelte raccolte permettono di organizzare le liste e selezionare i destinatari di newsletter e offerte promozionali in linea con quanto espresso dall’ospite.
Oltre ai consensi del check-in online, Signature permette di gestire manleve per servizi come l’ingresso alla SPA o il noleggio bici. L’iscrizione a Rewards segue un percorso distinto e non è gestita da Signature.
La compilazione anticipata prepara le informazioni per il lavoro della struttura. Il prodotto raccoglie dati e firma; questo percorso non va presentato come un servizio di verifica automatica dell’identità o di accesso autonomo alla camera.
Ricevi la conferma e aggiorna il CRM
Quando il modulo viene inviato, la prenotazione passa a «Check-in effettuato». I dati vengono salvati nel CRM, i consensi aggiornati e familiari o accompagnatori collegati all’ospite principale.
L’ospite riceve un’email di conferma e la struttura una notifica con il link alla prenotazione. Se il link viene riaperto dopo il completamento, il sistema mostra che il check-in è già stato effettuato.
Con l’interfaccia PMS configurata, i dati raccolti vengono passati al gestionale per proseguire il lavoro senza reinserirli. Per le prenotazioni OTA, l’email diretta compilata dall’ospite prende il posto dell’alias del portale, rendendo disponibile il contatto per le comunicazioni successive secondo i consensi raccolti.
Le informazioni raccolte arricchiscono lo storico per l’accoglienza e per i contatti successivi. Puoi così coltivare la relazione diretta nel tempo, utilizzando comunicazioni pertinenti e i consensi disponibili.
Vedi come si completa la scheda ospite →
Schede PS: prosegui dal PMS o esporta il file
Con il PMS interfacciato per ricevere i dati del check-in, il gestionale può inviare le schede PS attraverso la propria funzione. Il passaggio dei dati evita all’operatore il loro inserimento manuale nel PMS; l’invio viene gestito dal PMS secondo il suo percorso operativo.
In alternativa, da FastReplyMail puoi scaricare il file di testo nel formato di importazione di Alloggiati Web e stampare le schedine in PDF. In questo percorso il file va caricato manualmente sul portale.
FastReplyMail non esegue direttamente l’invio telematico ad Alloggiati Web. Lo stato «Check-in effettuato» indica il completamento del modulo online, non la conferma dell’invio delle schede PS.
Accompagna l’arrivo con messaggi utili
Gli automatismi sulle prenotazioni permettono di configurare comunicazioni in relazione a ricezione della prenotazione, arrivo, partenza e stati del check-in. Puoi preparare, per esempio, l’invio del link prima dell’arrivo e un promemoria per chi non ha ancora completato il modulo.
Imposta condizioni, tempi e template, quindi controlla l’anteprima degli elementi coinvolti prima di attivare la regola. Le regole vengono valutate ogni 30 minuti e gli invii passano dalla coda: il percorso richiede una configurazione, non si attiva soltanto perché esiste una prenotazione.
Lo stesso contesto può sostenere informazioni per l’arrivo e comunicazioni dopo il soggiorno, come un ringraziamento o il link a un questionario Survey, quando il servizio è attivo e collegato. Un’accoglienza preparata e un seguito pertinente contribuiscono alla continuità della relazione.
Approfondisci le automazioni →
Progettiamo il percorso adatto al tuo ricevimento
La gestione delle prenotazioni, le relative statistiche e gli automatismi sulle prenotazioni fanno parte del componente CRM. L’invio del link richiede Fast Check-In; l’integrazione con Fast Signature dipende dal servizio attivo e dalla configurazione della struttura.
Partiamo dal PMS o dal sistema che utilizzi, dalle informazioni che ricevi e dai passaggi che il team svolge prima dell’arrivo. In una demo possiamo mostrarti come collegare prenotazione, messaggi e raccolta dei dati, lasciando più spazio alla cura dell’ospite e alla relazione che prosegue dopo il soggiorno.