Da valor al interés que ya has despertado
La web, una campaña o un portal han llevado a un posible huésped a contactarte. Ahora la calidad de la respuesta entra en el proceso de elección: recuperar la solicitud, comprender las necesidades y proponer una estancia pertinente es una oportunidad comercial que merece atención.
FastReplyMail es el software para gestionar solicitudes de presupuesto y preparar ofertas personalizadas para hoteles y establecimientos de alojamiento. Reúne las solicitudes de los canales conectados en una cola de trabajo y ofrece las herramientas para pasar del contacto a la propuesta.
Desarrollar este proceso ayuda a crear más oportunidades de reserva directa y reducir la dependencia de las OTA, las agencias de viajes online. Una venta directa puede reducir el peso de las comisiones de intermediación; su conveniencia debe evaluarse teniendo en cuenta también los costes del marketing propio y de las herramientas utilizadas. El valor está en construir una relación con el huésped y trabajar la rentabilidad, además de los ingresos.
De dónde llegan las solicitudes
Desde la web y las landing pages
El formulario de presupuesto FastReply recoge fechas, alojamientos, adultos, niños y sus edades, datos de contacto y notas. La solicitud entra en el sistema de gestión por el canal Web Form, con el nombre del formulario que la ha generado: una referencia útil para reconocer la página o campaña de origen. Puedes personalizar el idioma, los colores y las opciones del formulario que incorporarás a tu web.
Desde portales y sistemas conectados
Los conectores configurados recogen las solicitudes de los portales compatibles. Algunos, como Dolomiti.it, Trentino.com y YesAlps, se consultan periódicamente, cada 15 minutos; otros, como Infoelba.it e isoladelbaonline.it, envían las solicitudes mediante una conexión API. Los canales se configuran por establecimiento: durante la activación se comprueba qué conexiones se necesitan y están disponibles. No todos los portales son OTA ni todas las solicitudes son exclusivas: el tipo también puede distinguir las enviadas a varios establecimientos.
Desde los buzones de email
Lee los mensajes de los buzones conectados al sistema de gestión y selecciona «Responder con una oferta». El sistema utiliza IA para extraer los datos disponibles del email y abrir Composer con el mensaje original al lado. Comprueba nombres, fechas y ocupantes antes de continuar: reduces la transcripción y mantienes el control de la respuesta. El buzón sirve para leer mensajes y transformarlos en ofertas; no sustituye todas las funciones de un cliente de correo.
Desde una conversación telefónica
Puedes iniciar una oferta y registrar el teléfono como canal de origen. Al escribir el apellido, con el CRM disponible encontrarás los huéspedes sugeridos y podrás recuperar los datos existentes, junto con el último tipo y tarifa reservados si están disponibles. Tienes un punto de partida para reconocer a quien vuelve y hacer una propuesta pertinente, confirmando siempre las necesidades de la nueva estancia.
Identifica las solicitudes que esperan respuesta
El listado se filtra por canal, estado, tipo, remitente y fecha. Puedes centrarte en las solicitudes recibidas, distinguir las que ya has respondido y consultar la información disponible: fechas, adultos, niños y edades, alojamientos, mascotas, notas, idioma y teléfono.
Dos contadores permanecen visibles en el sistema de gestión: las solicitudes sin respuesta y las todavía pendientes recibidas hace más de 24 horas. Te ayudan a identificar los atrasos y organizar el trabajo de recepción, incluso cuando aumentan los contactos que atender.
Las solicitudes cuya fecha de llegada ha pasado hace más de siete días se ocultan del listado habitual. Puedes recuperarlas con la opción «Incluir solicitudes caducadas».
Pasa de la solicitud a una propuesta pertinente
Con «Responder» abres Composer, la herramienta para componer la oferta, con los datos de la solicitud ya disponibles y el texto original al lado. No tienes que reconstruir el contexto mientras preparas la propuesta.
Elige los alojamientos, la plantilla y los contenidos adecuados. Cuando el motor de reservas conectado lo admite, consulta disponibilidad y precios e inserta los enlaces que acompañan al huésped hacia la reserva. Revisa la vista previa antes de enviar: el objetivo es dejar claro por qué la estancia propuesta responde a sus necesidades y qué paso debe dar para reservar.
Tras enviar la oferta, la solicitud pasa al estado «Respuesta enviada». Si no puedes formular una propuesta, puedes archivar la oferta indicando uno de los motivos configurados, por ejemplo un periodo sin disponibilidad. La solicitud sale de la cola de pendientes, pero el archivo no se contabiliza como respuesta enviada.
Más sobre las ofertas personalizadas →
Observa el recorrido de la solicitud a la reserva
El panel muestra solicitudes por canal, respuestas enviadas y tiempos medios de respuesta, también por operador. Así puedes observar de dónde llega el trabajo comercial y cuánto tardas en responder. El tiempo medio solo tiene en cuenta las solicitudes con una oferta realmente enviada: debe leerse junto con el número de solicitudes todavía sin respuesta.
Cuando el sistema conectado importa una reserva con la referencia de la oferta, puedes seguir su conexión con la solicitud inicial. La atribución depende de la integración y no incluye automáticamente las reservas realizadas por otras vías.
Estos datos ayudan a evaluar el proceso comercial. Para determinar qué canales aportan más margen, hay que considerar junto a las reservas sus costes de captación e intermediación.
Descubre el panel y las estadísticas →
El primer contacto puede convertirse en una relación duradera
Una solicitud bien atendida es el punto de partida. Con el componente CRM puedes recuperar al huésped y la información disponible sobre la relación; con las funciones de comunicación activas puedes desarrollar oportunidades de nuevo contacto, respetando los consentimientos registrados.
Así se conectan la gestión de solicitudes, el conocimiento del huésped y la fidelización: creando las condiciones para que quien te ha elegido pueda volver a reservar directamente. Más continuidad en la relación, más oportunidades de poner en valor tu oferta y trabajar los ingresos y la rentabilidad.
Explora el CRM y la ficha del huésped →
Una configuración basada en tus canales
La gestión de solicitudes, las ofertas, las plantillas y los buzones de correo forman parte del punto de partida de FastReplyMail. El CRM y otras funciones son componentes activables; las conexiones con los sistemas del establecimiento deben comprobarse antes de definir la configuración.
Para una demo útil, cuéntanos de dónde llegan las solicitudes, qué motor de reservas utilizas y cómo trabaja hoy recepción. Veremos juntos el proceso desde la recepción hasta la propuesta y los puntos en los que FastReplyMail puede ayudarte a desarrollar el canal directo.