De la confirmación a la bienvenida, sin perder el hilo
Una reserva es el inicio de la preparación de la estancia. Recepción necesita saber quién llega, cuándo, con qué alojamientos y servicios, mientras que el huésped quiere recibir indicaciones claras para organizar su viaje.
FastReplyMail vincula las reservas importadas con la ficha del huésped y, con Fast Check-In activo, permite recoger los datos online antes de la llegada. La información sobre la estancia, las comunicaciones y el check-in se reúnen en el mismo proceso de trabajo.
Adelantar la recogida de datos ayuda a reducir las transcripciones en el mostrador y a preparar la acogida. El contacto previo a la llegada también permite presentar servicios pertinentes e iniciar una relación que puede continuar tras la salida, favoreciendo la fidelización y las futuras oportunidades de reserva directa.
Del check-in al PMS, sin volver a introducir los datos
Con la interfaz PMS configurada para este proceso, los datos que el huésped introduce en el check-in online se transfieren al sistema de gestión, como 5stelle* o SysDat. El PMS puede utilizar su propia función para enviar los partes de viajeros de la policía italiana (schede PS).
Para recepción, la ventaja es concreta: no hace falta volver a introducir manualmente en el PMS los datos ya recogidos online. El huésped los completa antes de llegar y el equipo los encuentra en su sistema de trabajo. La transferencia y las funciones de envío dependen de la interfaz y del PMS configurados para el establecimiento.
Del alias de la OTA al email directo del huésped
Una reserva de una OTA suele incluir un alias de email proporcionado por el portal. Con el check-in online, el email directo indicado por el huésped sustituye al alias de la OTA: el establecimiento obtiene un contacto con el que continuar la conversación incluso después de la estancia.
Es un paso importante para construir una relación propia con quien ha conocido el hotel a través de un intermediario. Puedes utilizar el contacto para futuras comunicaciones y, según los consentimientos disponibles, para propuestas pertinentes y oportunidades de regreso a través del canal directo.
La primera estancia puede llegar de un portal; la siguiente puede nacer de la relación con tu establecimiento. La dirección directa permite cultivar esa relación en el tiempo. Recoger el email no constituye por sí solo un consentimiento para comunicaciones de marketing.
Encuentra las reservas de los sistemas conectados
La importación automática de reservas está disponible a través de 5stelle, HotelNet y SysDat*, con consultas cada 15 minutos. La conexión debe configurarse para el establecimiento y la información disponible varía según el sistema utilizado.
Las reservas pueden incluir titular, fechas, alojamientos, tipos, tarifas, regímenes, canal y subcanal, importes y estado. Los conectores de 5stelle* y SysDat contemplan datos de extras y producción; SysDat también puede comunicar si el huésped está alojado en el establecimiento. Los cambios de habitación y las subreservas se agrupan bajo la reserva principal.
El sistema reconoce las reservas mediante el canal y el número de reserva para gestionar los duplicados. Los datos recibidos crean o actualizan la ficha del huésped en el CRM, incluyendo nacionalidad e idioma cuando están disponibles.
Importar una reserva es una función distinta de comprobar la disponibilidad. Otros motores de reservas pueden proporcionar precios, disponibilidad o enlaces para reservar sin importar las reservas al CRM. Durante la demo comprobamos el proceso que admite tu sistema.
Descubre las integraciones disponibles →
Consulta estancias, estados y actividades en un mismo contexto
En el listado puedes filtrar por huésped, estado, canal y subcanal, fechas de llegada y salida y establecimiento. En la ficha encontrarás periodo, noches, número de reserva, importes, alojamientos, posibles cambios de habitación y extras, junto con las actividades planificadas y los check-ins registrados.
Los estados ayudan a seguir el proceso: Reservada, Modificada, Check-in enviado, Check-in realizado y Cancelada. El estado de presencia en el establecimiento está disponible cuando lo comunica el PMS. En Fast Check-In, «Check-in realizado» indica que el huésped ha completado el formulario online: debe distinguirse de su llegada física al hotel.
Puedes añadir a la reserva actividades con fecha límite y notas para recordar al equipo una preparación o un contacto pendiente. Así, el contexto de la estancia permanece junto a la información operativa.
Explora las actividades y los recordatorios →
Vincula la reserva con la oferta que la ha generado
Con el motor de reservas conectado, cada tarifa de la propuesta dispone de su propio botón para finalizar la reserva. Para reconocer el resultado en FastReplyMail, el sistema que importa la reserva debe devolver la referencia a la oferta incluida en el enlace.
Cuando esta información llega desde el sistema compatible, la oferta pasa al estado Reservada y la ficha de la reserva indica que se ha generado a partir de una oferta. Una reserva realizada por otra vía, por ejemplo por teléfono, no se atribuye automáticamente.
Es una conexión útil para observar las oportunidades desarrolladas a través del canal directo. Las estadísticas de reservas también permiten consultar ingresos, cancelaciones y producción por canal, filtrando por periodo de recepción o estancia, tipo y tarifa. Los datos corresponden a las reservas importadas; los ingresos no equivalen al margen, que requiere tener en cuenta también los costes.
Más sobre las ofertas personalizadas → · Explora el panel y las estadísticas →
Invita al huésped a preparar el check-in antes de salir
Desde la ficha de la reserva puedes enviar un email con el enlace Fast Check-In, usando una plantilla de tipo Check-In. La reserva pasa al estado «Check-in enviado». También puedes insertar el enlace en los mensajes de las automatizaciones mediante el campo dinámico específico.
El formulario se abre desde el móvil y está disponible en italiano, inglés, alemán y francés. El encabezado se puede personalizar por establecimiento e idioma; el resumen muestra fechas, noches, habitaciones y titular de la reserva.
El huésped puede completar los datos con calma antes de llegar, sin concentrar toda la recogida en recepción. En el caso de una familia o un grupo, esto permite preparar también la información de los acompañantes en el mismo proceso.
Descubre cómo preparar plantillas y contenidos →
Recoge los datos del huésped y sus acompañantes
El formulario distingue al huésped principal, cabeza de familia o responsable del grupo, de los acompañantes. Recoge datos personales, nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento, residencia e información del documento, según los campos previstos por el formato del portal italiano Alloggiati Web. La búsqueda de municipios italianos y países utiliza las tablas disponibles en el sistema.
El proceso incluye la política de privacidad, la recogida de consentimientos y la firma en pantalla. Con Signature conectado, el módulo FastPrivacy recoge las elecciones del huésped en los tres niveles gestionados por la suite:
- Tratamiento de datos esenciales.
- Newsletter, WhatsApp y comunicaciones de marketing.
- Cesión a terceros.
Al finalizar, Signature archiva automáticamente el documento firmado y su PDF y devuelve al CRM el resultado de los consentimientos. Por cada documento recibido, se envía una notificación tanto al hotel como al cliente que lo ha firmado. Las elecciones recogidas permiten organizar las listas y seleccionar a los destinatarios de newsletters y ofertas promocionales de acuerdo con lo expresado por el huésped.
Además de los consentimientos del check-in online, Signature permite gestionar exenciones de responsabilidad para servicios como el acceso al SPA o el alquiler de bicicletas. La inscripción en Rewards sigue un proceso distinto y no la gestiona Signature.
La cumplimentación anticipada prepara la información para el trabajo del establecimiento. El producto recoge datos y firma; este proceso no debe presentarse como un servicio de verificación automática de identidad ni de acceso autónomo a la habitación.
Recibe la confirmación y actualiza el CRM
Cuando se envía el formulario, la reserva pasa a «Check-in realizado». Los datos se guardan en el CRM, los consentimientos se actualizan y los familiares o acompañantes quedan vinculados al huésped principal.
El huésped recibe un email de confirmación y el establecimiento, una notificación con el enlace a la reserva. Si se vuelve a abrir el enlace tras completar el proceso, el sistema muestra que el check-in ya se ha realizado.
Con la interfaz PMS configurada, los datos recogidos se transfieren al sistema de gestión para continuar el trabajo sin volver a introducirlos. En las reservas de OTA, el email directo introducido por el huésped sustituye al alias del portal, dejando disponible el contacto para comunicaciones posteriores según los consentimientos recogidos.
La información recogida enriquece el historial para la acogida y los contactos posteriores. Así puedes cultivar la relación directa a lo largo del tiempo, utilizando comunicaciones pertinentes y los consentimientos disponibles.
Mira cómo se completa la ficha del huésped →
Partes de viajeros: continúa desde el PMS o exporta el archivo
Con el PMS conectado para recibir los datos del check-in, el sistema de gestión puede enviar los partes de viajeros italianos mediante su propia función. La transferencia evita que el operador tenga que introducir los datos manualmente en el PMS; el envío lo gestiona el PMS siguiendo su proceso operativo.
Como alternativa, desde FastReplyMail puedes descargar el archivo de texto en el formato de importación de Alloggiati Web e imprimir los partes en PDF. En este proceso, el archivo debe cargarse manualmente en el portal italiano.
FastReplyMail no realiza directamente el envío telemático a Alloggiati Web. El estado «Check-in realizado» indica que se ha completado el formulario online, no la confirmación del envío de los partes de viajeros italianos.
Acompaña la llegada con mensajes útiles
Las automatizaciones de reservas permiten configurar comunicaciones relacionadas con la recepción de la reserva, la llegada, la salida y los estados del check-in. Puedes preparar, por ejemplo, el envío del enlace antes de la llegada y un recordatorio para quien todavía no haya completado el formulario.
Define condiciones, tiempos y plantillas y comprueba la vista previa de los elementos afectados antes de activar la regla. Las reglas se evalúan cada 30 minutos y los envíos pasan por la cola: el proceso requiere configuración y no se activa simplemente porque exista una reserva.
Ese mismo contexto puede servir para facilitar información de llegada y comunicaciones después de la estancia, como un agradecimiento o el enlace a un cuestionario Survey, cuando el servicio está activo y conectado. Una acogida preparada y un seguimiento pertinente contribuyen a la continuidad de la relación.
Más sobre las automatizaciones →
Diseñamos el proceso adecuado para tu recepción
La gestión de reservas, sus estadísticas y las automatizaciones de reservas forman parte del componente CRM. El envío del enlace requiere Fast Check-In; la integración con Fast Signature depende del servicio activo y de la configuración del establecimiento.
Partimos del PMS o del sistema que utilizas, de la información que recibes y de los pasos que realiza tu equipo antes de la llegada. En una demo podemos mostrarte cómo conectar reserva, mensajes y recogida de datos, dejando más tiempo para atender al huésped y cuidar la relación después de la estancia.