La próxima estancia puede empezar en la anterior
Un huésped te contacta después de un año. Recordar qué había reservado, qué preguntas había hecho y qué servicios había utilizado permite retomar el diálogo con atención. Para recepción significa tener un contexto del que partir; para el huésped, sentirse reconocido.
El CRM para hoteles de FastReplyMail reúne en la ficha del huésped la información disponible sobre su relación con el establecimiento: datos personales, estancias, ofertas, comunicaciones y preferencias declaradas. El equipo puede consultarla para preparar una respuesta pertinente y dar continuidad a la acogida.
Cultivar esta relación ayuda a desarrollar oportunidades de regreso y reserva directa, incluso cuando la primera estancia ha llegado desde una OTA. Un contacto directo puede reducir el peso de las comisiones en las reservas posteriores; el margen depende también de los costes de captación y gestión. El historial apoya el trabajo comercial, sin garantizar por sí solo una nueva estancia.
Encuentra los datos del huésped en una ficha
La ficha recoge nombre, apellidos, datos de contacto, dirección, idioma y notas, con campos específicos también para empresas y agencias. Puedes organizar la información mediante parámetros y etiquetas, libres o de opción múltiple, para encontrarla en las búsquedas y utilizarla en las listas y automatizaciones.
Las solicitudes, ofertas y reservas alimentan las fichas. En el caso de las reservas, los datos llegan de los sistemas compatibles configurados: la importación está disponible con 5stelle, HotelNet y SysDat*, con comprobaciones cada 15 minutos. Los contenidos realmente disponibles dependen de la integración; conectar un motor de reservas para precios y disponibilidad no equivale a importar todo el historial.
La lengua de contacto, utilizada para escribir al huésped, es distinta del idioma que habla. Las reglas configurables pueden determinarla a partir de la información disponible, como canal, país, nacionalidad, dominio de email o prefijo telefónico. Puedes ver el impacto de las reglas antes de aplicarlas a los huéspedes existentes; los idiomas establecidos manualmente por el operador se conservan.
Comprueba las conexiones disponibles para tu establecimiento →
Consulta el historial y prepara una acogida más personal
En la ficha puedes pasar del perfil a las reservas, con los extras por categoría, a las ofertas y los mensajes enviados, a los check-ins, a las listas de distribución y a los familiares o acompañantes. El gráfico de canales muestra de dónde han llegado las reservas registradas.
Las notas, los intereses y las preferencias declaradas ayudan a dar significado a estos datos. Saber que una persona ha solicitado información sobre el restaurante o ha expresado una preferencia es un punto de partida para una conversación útil: confirma las necesidades de la nueva estancia, en lugar de considerar inmutables las del pasado.
Las aplicaciones conectadas pueden completar la ficha:
- Fast Check-In recoge los datos completados por el huésped, actualiza los consentimientos y vincula a familiares y acompañantes con el huésped principal.
- Survey recoge respuestas con cuestionarios de satisfacción, breves cuestionarios antes de la estancia y preguntas en los procesos de email marketing. Cuando está conectado y configurado, asocia a las respuestas valores o etiquetas que alimentan las preferencias de la ficha del huésped.
- Rewards muestra nivel, puntos y beneficios de los huéspedes presentes en el sistema conectado.
- TraghettiPer pone a disposición los billetes reservados en los establecimientos que utilizan esa integración.
Las preferencias recogidas con Survey pueden convertirse en filtros para obtener grupos homogéneos de huéspedes, o en condiciones para dirigir el contacto hacia una lista de distribución mediante reglas configuradas. Por ejemplo, una respuesta que expresa interés por la restauración puede alimentar la etiqueta correspondiente y un proceso de comunicaciones específicas, según los consentimientos disponibles.
El conjunto depende de los servicios activos y de los datos recogidos. Las preferencias no se extraen automáticamente de las ofertas: el valor está en la información disponible y en la capacidad del equipo para utilizarla con atención.
Comprende el valor de la relación con los datos registrados
El resumen muestra reservas, noches, cancelaciones, ingresos de las reservas, ingresos de extras, ADR y check-ins realizados. ADR es la tarifa media diaria: junto con la frecuencia de las estancias y los servicios comprados, ayuda a interpretar la relación comercial a lo largo del tiempo.
Los valores económicos se basan en las reservas importadas del PMS y en los datos disponibles. Describen lo registrado en el establecimiento, no el patrimonio ni la capacidad financiera general del huésped. Los ingresos y los extras no equivalen al beneficio: para evaluar la rentabilidad hay que tener en cuenta también los costes.
Esta lectura puede ayudarte a reconocer a los huéspedes habituales, observar el uso de los servicios y preparar propuestas de estancia más pertinentes. Se trata de valorar la relación, sin reducirla a una sola cifra.
Utiliza el resumen de IA para orientarte en el historial
Con las funciones de IA activas, la ficha presenta una puntuación de 0 a 100 con una etiqueta de resumen y cinco dimensiones: valor económico, fidelidad, fiabilidad, canal y marketing. La puntuación se calcula mediante reglas; el resumen textual lo genera la IA y puede regenerarse.
El breve resumen ayuda al equipo a orientarse entre la información disponible antes de responder o dar la bienvenida. Léelo junto con el historial y las preferencias recogidas, comprobando los detalles útiles para decidir: un resumen no sustituye al conocimiento del huésped ni a la conversación con él.
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De la ficha a la próxima propuesta directa
La acción Enviar oferta abre Composer con los datos del huésped rellenados previamente. Al redactar puedes recuperar el último tipo y tarifa reservados, cuando están disponibles, y utilizarlos como referencia que confirmar para la nueva solicitud.
Un ejemplo: un huésped habitual pide volver con su familia. Consultas el historial, compruebas quién participará en la estancia y construyes una propuesta adaptada a las nuevas necesidades. Las plantillas, los contenidos y la disponibilidad del sistema conectado ayudan a presentar el valor de la oferta; con el motor de reservas conectado, cada tarifa tiene su propio botón para finalizar la reserva.
También puedes contactar con el huésped por WhatsApp, eligiendo una plantilla de texto y revisando su vista previa. La acción abre la app o WhatsApp Web para completar el envío: no es un envío automático ni un buzón de conversaciones integrado.
Las actividades planificadas permiten anotar un título, una fecha límite y notas vinculadas al huésped. Los avisos de actividades vencidas ayudan a recordar lo que queda por hacer; son recordatorios operativos en el sistema de gestión.
Más sobre las ofertas personalizadas → · Descubre las actividades y los recordatorios →
Encuentra a los huéspedes a quienes ofrecer algo pertinente
Los filtros combinables permiten pasar del archivo a un grupo de contactos con características útiles para la comunicación. Puedes buscar por idioma, tipo, parámetros, huéspedes presentes en el establecimiento cuando el dato está disponible, reservas pasadas o futuras, fechas de llegada y salida y canal de reserva.
Puedes afinar la búsqueda con el número de reservas, los ingresos registrados, la duración media de la estancia, las categorías de extras comprados, la inscripción y el nivel Rewards o la existencia de un billete de ferry, cuando están disponibles. También se contempla la exclusión de las direcciones técnicas de los portales.
Por ejemplo, puedes identificar a huéspedes que ya se han alojado en un periodo determinado y preparar una comunicación en su idioma para presentar una nueva oportunidad de regreso. A partir de los resultados creas una lista de distribución, o añades huéspedes individuales a una lista. Las listas dinámicas pueden actualizarse a partir de los filtros guardados.
Por defecto, las listas tienen en cuenta el consentimiento para newsletter/marketing. Comprueba destinatarios, consentimientos y contenido antes del envío, dentro de los límites del paquete activo. Una selección pertinente ayuda a mantener el contacto a lo largo del tiempo y desarrollar la fidelización.
Más sobre newsletters y listas →
Mantén ordenadas las fichas
El sistema señala posibles duplicados con el mismo email en el establecimiento. La fusión guiada permite comparar los campos y elegir la ficha a la que transferir ofertas, reservas, check-ins, mensajes y listas. También está disponible la fusión automática diaria, que debe activarse para el establecimiento.
Puedes importar fichas desde CSV con vista previa y aviso de los contactos ya existentes. El historial de cambios muestra quién ha actualizado la ficha y cuándo: una ayuda para mantener la continuidad del trabajo del equipo.
La ficha registra los consentimientos en tres niveles —tratamiento de datos esenciales, newsletter/WhatsApp/marketing y cesión a terceros— junto con la fecha de la última actualización. Signature recoge y archiva estos tres niveles de consentimiento ya durante el check-in online y devuelve el resultado al CRM. También permite gestionar exenciones de responsabilidad para servicios como el acceso al SPA o el alquiler de bicicletas, archivando los documentos firmados y los PDF. Por cada documento recibido se envía una notificación tanto al hotel como al cliente que lo ha firmado. Los widgets también pueden contribuir a la recogida, según los servicios utilizados. En el CRM, esta información apoya la creación de listas y la selección de destinatarios de comunicaciones promocionales según las elecciones expresadas. Desde el proceso de baja de los emails, el huésped puede salir de una lista concreta o solicitar la eliminación completa de sus datos.
Construyamos la continuidad entre una estancia y la siguiente
El CRM es un componente activable de FastReplyMail. Fast Check-In y las funciones de IA son componentes distintos; la información procedente de PMS, Survey, Rewards y otros servicios requiere las conexiones y configuraciones pertinentes.
Partamos de los sistemas que utilizas y de cómo gestionas hoy los contactos. En una demo podemos mostrarte cómo recuperar el historial, preparar una oferta personal e identificar a los huéspedes con quienes continuar la relación: oportunidades concretas para desarrollar el canal directo y dar valor a quienes eligen volver.