Una base reconocible, una respuesta personal
Cuando llegan varias solicitudes a la vez, reescribir presentaciones e información recurrente resta atención a las preguntas del huésped. Una base bien preparada ayuda a recepción a comunicarse con continuidad, dejando espacio para lo más importante: explicar por qué esa estancia es adecuada para esa persona.
Las plantillas de FastReplyMail son modelos para ofertas, newsletters y mensajes de check-in. Reúnen diseño, datos dinámicos y áreas que personalizar. Los atajos son botones que agilizan la cumplimentación en Composer, la pantalla donde preparas la oferta.
Presentar con claridad habitaciones, servicios y condiciones ayuda al huésped a valorar la propuesta directa más allá del precio. Es una forma concreta de apoyar las oportunidades de reserva en el canal del establecimiento y dedicar menos trabajo a las operaciones repetitivas. La reducción de las comisiones de intermediación puede contribuir al margen; el resultado comercial también depende de la oferta y de la relación con el huésped.
Elige el formato adecuado para el mensaje
Una propuesta de estancia, un breve seguimiento de la conversación y un mensaje de WhatsApp tienen necesidades diferentes. Puedes preparar tres formatos de plantilla.
HTML: da espacio a la imagen del establecimiento
El editor visual permite componer la plantilla con bloques que se arrastran, imágenes cargadas y contenidos. Parte de cinco plantillas base, de Fast 1 a Fast 5, o pega el código de una plantilla HTML propia. También puedes editar el código y trabajar a pantalla completa.
Es el formato para ofertas y newsletters con una presentación gráfica completa. Puedes poner en valor el establecimiento con fotografías pertinentes y una jerarquía clara de la información, utilizando imágenes cuyos derechos poseas. Las cinco plantillas son el punto de partida: las demás las crea el establecimiento o el equipo de soporte.
Simplificado: ofrece una respuesta directa
El editor de texto con formato ofrece negrita, cursiva, enlaces, listas, colores y fuentes. Es útil para emails sencillos, seguimientos y mensajes que remiten a una oferta anterior, cuando hay que destacar la respuesta y el siguiente paso.
Texto: prepara la conversación en WhatsApp
El formato de texto simple sirve para los mensajes de WhatsApp desde el CRM. Preparas contenidos reutilizables con un tono adecuado para la conversación. Abrir WhatsApp o WhatsApp Web con el texto rellenado previamente deja la revisión y el envío al operador.
Un correo sencillo, con el estilo de tu establecimiento
Además de las plantillas gráficas para ofertas de estancia, puedes utilizar una plantilla de papel membretado con cabecera y pie de página predefinidos. Escribe el cuerpo del mensaje o deja que la IA lo prepare; después revísalo, personalízalo y envíalo como un correo normal.
Haz que los datos y las palabras trabajen juntos
Los campos dinámicos, llamados shortcodes, son marcadores que se sustituyen al enviar. Puedes insertar en la plantilla información como nombre y apellidos del huésped, fechas de estancia, número de noches, adultos, niños y edades, mascotas y validez de la oferta.
Por ejemplo, un saludo con [[name]] y un resumen con [[checkin]] y [[checkout]] utilizan los datos disponibles para la oferta. La leyenda de shortcodes ayuda a elegir los pertinentes: los mensajes relativos a reservas tienen campos específicos, como fechas, referencia y total de la reserva.
Las áreas de texto editables dejan espacio para la respuesta personal, conservando el diseño de la plantilla. Aquí puedes explicar una solución, responder a una pregunta o describir un servicio útil para la estancia solicitada. Se pueden utilizar en Composer, en los envíos desde listas y en las automatizaciones, según las funciones activas.
Con las integraciones compatibles, la plantilla puede incluir el listado de alojamientos disponibles con precios y enlaces. Con el motor de reservas conectado, cada tarifa de la propuesta tiene su propio botón para finalizar la reserva. La información disponible y los datos transferidos dependen de la conexión configurada.
También se contemplan campos para el nombre y la web del establecimiento, las redes sociales y, con los servicios pertinentes activos y conectados, el check-in online, los cuestionarios Survey y la inscripción en Rewards. La presencia de un campo en la plantilla no activa por sí sola el servicio correspondiente.
Mira cómo se compone una oferta personalizada →
Prepara los idiomas y encuentra las plantillas pertinentes
Cada plantilla tiene un idioma: italiano, inglés, alemán o francés. Para utilizar la misma plantilla en cuatro idiomas, preparas cuatro versiones; la elección tiene en cuenta el idioma del huésped. Esto permite cuidar el tono y la información para cada público, sin considerar la plantilla una traducción automática de todos los contenidos.
Las reglas de sugerencia ayudan a orientarse entre las plantillas preparadas. Puedes configurar condiciones sobre el número de alojamientos, adultos, niños y ocupantes totales, fechas de llegada y salida, mascotas, disponibilidad, códigos de tipo y tarifa. En Composer, las plantillas correspondientes se muestran entre las Plantillas sugeridas.
Para una solicitud con niños, por ejemplo, puedes preparar una plantilla para familias que destaque los servicios realmente disponibles. Para un periodo sin disponibilidad puedes preparar una respuesta pertinente para esa situación. Son contenidos y reglas definidos por el establecimiento: la sugerencia ayuda al operador a elegir, y este revisa la propuesta antes de enviarla.
Reutiliza los contenidos con los atajos
Una explicación sobre el restaurante, las indicaciones para llegar o una respuesta recurrente pueden convertirse en contenidos listos para recuperar. Los atajos aparecen como botones en Composer y pueden organizarse con etiqueta, color, categoría e idioma. Puedes añadir notas, habilitarlos y ordenarlos arrastrándolos.
Las funciones de atajo para contenidos rellenan textos y datos: título, asunto, fechas, código de descuento, validez, alojamientos, adultos, niños y edades, tipos y área personalizable. Según la configuración, el contenido puede sustituir, añadirse o anteponerse al que ya existe, con un separador.
Un ejemplo: el huésped pregunta si puede cenar en el establecimiento. Recuperas la descripción actualizada del restaurante y la completas con la respuesta a su pregunta. El texto reutilizado sigue siendo una base que revisar: los servicios, las fechas y las condiciones deben corresponder a la estancia propuesta.
También ayuda a la continuidad del trabajo de recepción: la información recurrente puede prepararse con cuidado y ser recuperada por los operadores, sin perder la atención a cada conversación.
Da instrucciones a la IA y revisa después el borrador
Las funciones de atajo para instrucciones de IA tienen una finalidad distinta de los textos preparados: añaden instrucciones, por ejemplo sobre el tono formal o la atención a un cliente habitual. Se acumulan como etiquetas y se aplican a la siguiente generación, solo con el componente de IA activo.
El asistente prepara un borrador en las áreas personalizables utilizando la información de la Knowledge Base del establecimiento y los datos disponibles de la solicitud y las integraciones. El operador revisa el texto, lo modifica o lo regenera antes del envío.
La plantilla define la presentación, el atajo recupera un contenido o una instrucción y la IA apoya la escritura. Distinguir estas herramientas ayuda a decidir cuánto reutilizar y dónde hace falta una respuesta específica.
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Organiza las plantillas para utilizarlas en el momento adecuado
El tipo de mensaje — Oferta, Mensaje/Newsletter o Check-In — determina dónde se puede seleccionar la plantilla: Composer, listas de distribución, automatizaciones o envío del check-in. El nombre, la descripción y las notas ayudan a reconocerla; puedes gestionar su habilitación, el estado de borrador y su uso como predeterminada, además de duplicar una plantilla para preparar una variante.
Antes de utilizar una nueva plantilla en una oferta, revisa la vista previa con datos pertinentes: destinatario, idioma, fechas, contenidos y enlaces deben ser coherentes. Cuando cambie un servicio o una condición, revisa también los textos reutilizables que los describen.
Las plantillas y los atajos forman parte del producto base FastReplyMail. Las newsletters requieren el CRM, el envío del enlace de check-in requiere Fast Check-In y las funciones de IA requieren el componente correspondiente. Las automatizaciones de ofertas están en el producto base; las de huéspedes y reservas requieren el CRM.
Descubre las newsletters y las listas → · Explora las automatizaciones →
Partamos de los mensajes que escribes cada día
Una solicitud típica, una pregunta recurrente y una comunicación previa a la llegada son un buen punto de partida. Podemos ver juntos qué partes hacer reutilizables, dónde insertar los datos dinámicos y qué espacio reservar a la respuesta personal.
El objetivo es una comunicación que haga reconocible tu establecimiento y deje claro el valor de la propuesta: menos trabajo repetitivo para recepción y más atención a la relación que puede llevar a una reserva directa y a una nueva estancia.