Convierte una solicitud en una respuesta que tenga en cuenta al huésped
Un email puede pedir disponibilidad, pero también información sobre una cuna, una mascota o un servicio del establecimiento. Preparar una buena respuesta significa reunir esas preguntas, la propuesta de estancia y el tono con el que quieres dar la bienvenida al futuro huésped.
El asistente de IA de FastReplyMail prepara un borrador utilizando la información del establecimiento y los datos disponibles de las integraciones. El trabajo parte del contexto de la solicitud y termina con la revisión del operador antes del envío.
Una respuesta cuidada puede aclarar la propuesta, destacar los servicios pertinentes y favorecer la conversación por el canal directo. La IA ayuda a preparar el texto; el equipo dedica su atención a la decisión comercial y a la relación, sin perder el control de lo que se comunica.
Genera un borrador en el Composer y hazlo tuyo
En las áreas personalizables de la plantilla encuentras el comando Generar con IA. El texto se prepara en el idioma seleccionado y se inserta en el editor, manteniendo la estructura gráfica de la plantilla elegida.
El asistente puede utilizar el destinatario, las fechas, los alojamientos solicitados, el canal de origen y el mensaje original del cliente. También tiene en cuenta los alojamientos con precios y enlaces disponibles desde el motor de reservas, el historial del CRM, las reglas del establecimiento y las instrucciones elegidas por el operador.
Puedes aceptar, modificar o regenerar el texto. Antes de enviar, compruebas la oferta en la vista previa del Composer: las preguntas del huésped, las fechas, los importes, los servicios citados y los enlaces deben corresponder a la propuesta que quieres hacer.
La disponibilidad y los precios dependen de las capacidades del motor de reservas conectado. La IA no establece las tarifas y las instrucciones que le piden ajustarse a los datos disponibles no garantizan la ausencia de errores.
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Utiliza el contexto para responder a las preguntas que importan
Antes de escribir, el asistente analiza la solicitud para identificar preguntas explícitas, necesidades particulares, tono y urgencia. Utiliza este análisis para buscar en la Knowledge Base la información más pertinente para la respuesta.
Por ejemplo, una familia pide una habitación para unas fechas concretas y quiere saber si puede disponer de una cuna. El asistente puede trabajar con los datos de la estancia, los alojamientos disponibles desde la integración y la información sobre cunas de la Knowledge Base. Recepción comprueba la propuesta y las condiciones reales antes de confirmarlas al huésped.
Si el contacto ya está en el CRM, el borrador puede utilizar las últimas reservas, etiquetas y notas y hacer referencia a su fidelidad. Esto ayuda a retomar el contexto de una relación ya iniciada, en lugar de tratar cada solicitud como un primer contacto.
El análisis del mensaje para preparar la respuesta no debe confundirse con la creación automática de nuevas preferencias en la ficha del huésped. La personalización se basa en los datos disponibles y en las indicaciones proporcionadas.
Crea la Knowledge Base de tu establecimiento
La Knowledge Base es el archivo de información del establecimiento que el asistente consulta para preparar las respuestas. Organiza lo que el equipo debe poder explicar: descripción del hotel, habitaciones, servicios, precios, políticas, entorno y preguntas frecuentes, además de otros contenidos útiles.
Cada documento tiene un tipo y una idioma. Puedes añadir información de tres formas:
- Pegar un texto, por ejemplo una descripción de los servicios o las respuestas a las preguntas más habituales.
- Subir un archivo PDF, TXT o Markdown de hasta 10 MB, también arrastrándolo al área de carga.
- Introducir la URL de una página de la web, para importar su contenido.
Una Knowledge Base útil contiene información clara y actualizada. Si cambian los horarios, las condiciones o los servicios, revisa los documentos correspondientes: actualiza también los contenidos ya importados de la web para que el asistente disponga de la información correcta.
Los documentos de tipo Precios pueden aportar información de contexto, pero no sustituyen a los datos de disponibilidad y tarifa proporcionados por la integración para la estancia solicitada. Mantén la coherencia de las fuentes y comprueba siempre la propuesta final.
Comprueba qué encuentra el asistente y mantén el archivo actualizado
La página de gestión muestra el estado de la Knowledge Base — vacía, en construcción, lista o con error — junto con el número de documentos y la última reconstrucción. Puedes filtrar la lista por tipo e idioma y eliminar los documentos que deban retirarse del archivo.
La búsqueda de prueba permite comprobar qué información se recupera para una o varias preguntas, ajustando el número de resultados, el umbral mínimo de pertinencia, el idioma y el tipo de documento. Es una forma concreta de comprobar si la base contiene lo que necesita recepción.
Durante la reconstrucción se prepara una nueva versión, mientras la anterior sigue activa. Así, los operadores pueden seguir utilizando la versión disponible durante la actualización.
El soporte configura el servicio que gestiona la Knowledge Base. Para el establecimiento, el trabajo consiste en preparar los contenidos, revisarlos y mantenerlos útiles para las comunicaciones con los huéspedes.
Da a la comunicación el tono del establecimiento
Puedes establecer reglas permanentes para el establecimiento: tono, firma, información que incluir e indicaciones sobre qué evitar. Las búsquedas fijas en la Knowledge Base permiten recuperar determinados temas para cada oferta, por ejemplo la descripción del restaurante o un acuerdo disponible.
Para cada respuesta puedes añadir instrucciones libres o elegir atajos de prompts, como un tono formal, una referencia al huésped habitual o la indicación de no mencionar un servicio. Los atajos seleccionados se acumulan y se aplican a la siguiente generación.
Las instrucciones ayudan a orientar el borrador, pero la revisión del texto sigue siendo esencial. Una comunicación reconocible nace de unir información correcta, reglas claras y atención del operador.
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Del email a los datos de la oferta, con menos transcripción
Desde los buzones conectados, el comando Responder con una oferta abre el Composer. Con las funciones de IA activas, el asistente puede extraer del texto del email nombre, apellidos, email, teléfono, llegada, salida, adultos, edades de los niños, mascotas y régimen solicitado, cuando estén presentes.
El recorrido está disponible para emails de portales y clientes. El cuerpo del mensaje se copia en las notas del cliente y el texto original puede consultarse durante la redacción, para compararlo con los campos rellenados automáticamente.
Este paso reduce el trabajo de transcripción y permite centrarse antes en la propuesta. Comprueba los datos extraídos, especialmente cuando hay fechas alternativas, una solicitud está incompleta o un detalle puede interpretarse de varias formas.
La extracción sirve para preparar la oferta: no envía la respuesta de forma autónoma ni sustituye a la comprobación de la estancia solicitada.
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Encuentra el contexto de la relación en la ficha del huésped
Con el CRM y las funciones de IA activos, la ficha del huésped añade al historial un perfil resumido. La puntuación global de 0 a 100, con etiqueta Top, Bueno, Medio u Ocasional, procede de reglas definidas y de cinco dimensiones: valor económico, fidelidad, fiabilidad, canal estratégico y relación de marketing.
Las puntuaciones se calculan; la síntesis textual la genera la IA. El resumen está en italiano, se almacena durante 24 horas y puede regenerarse a petición. Ayuda al operador a orientarse en la información de la ficha y a retomar la conversación con un huésped conocido.
El valor económico se refiere a los ingresos y otros datos registrados de la relación con el establecimiento, no a una estimación de la riqueza personal. Las preferencias declaradas, el historial y los importes siguen siendo las referencias que consultar para preparar una propuesta pertinente.
Para crear grupos de destinatarios, el trabajo continúa a través de los filtros y las listas del CRM: el perfil resumido no elige campañas ni destinatarios de forma autónoma.
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Controla el uso y los costes
El panel Uso de IA del establecimiento muestra el número de llamadas, los tokens utilizados, el coste del periodo y total, el desglose por función y modelo y la evolución diaria. En el panel principal también está disponible el coste de IA de los últimos treinta días.
Cada llamada se registra con la función, el modelo, los tokens y el coste en euros. Así puedes observar qué tareas utilizan más el servicio y seguir su evolución a lo largo del tiempo.
A nivel de administración del sistema hay resúmenes por establecimiento y propietario, gestión de los periodos de uso que se deben contabilizar y un informe mensual por email a los destinatarios configurados. Estas herramientas administrativas son distintas de la vista operativa de cada establecimiento.
El registro de costes permite una gestión por consumo, pero no define por sí solo el precio comercial. La cuota, la modalidad de cobro y los posibles umbrales deben acordarse para la configuración elegida.
Partamos de una solicitud real de tu establecimiento
Las Funciones de IA son un componente que puede activarse por establecimiento. Para utilizar el historial y el perfil del huésped también se necesita el CRM; los datos de disponibilidad y precio dependen del motor de reservas conectado. La Knowledge Base requiere configuración y contenidos del establecimiento.
En una demo podemos seguir una solicitud desde el email hasta el borrador: qué datos se reconocen, qué información se recupera, cómo orientar el tono y qué comprobar antes de enviar. También veremos el perfil del huésped y las herramientas para controlar el uso.
El objetivo es ayudar a recepción a preparar respuestas más pertinentes y dar espacio a la calidad de la conversación: una base concreta para cultivar la confianza, la fidelización y las oportunidades de reserva directa.